De gemeente wil de komende jaren investeren in de stad, ondanks toekomstige onzekerheden over de financiële verhouding met het Rijk en wettelijke uitgaven zoals in het Sociaal Domein. Uitgaven en investeringen moeten effectief bijdragen aan de beoogde maatschappelijke doelen. Daarom is het van groot belang dat de financiële functie kwalitatief en digitaal op het daarvoor vereiste niveau opereert.

Hierdoor kan voor directie, bestuur en de gemeenteraad tijdige en adequate besturing en verantwoording zo efficiënt en effectief mogelijk plaatsvinden.

Ook worden digitale oplossingen ingevoerd, verbeterd of vervangen om de financiële functie sterker te maken waardoor de organisatie ook beter ondersteund kan worden.

Tot slot worden controles in de eerste en tweede lijn beter beschreven en vastgelegd zodat de rechtmatigheidstoets in 2024 leidt tot een betere verantwoording.

• Met het financiële dashboard en het proces van financiële monitoring is in 2023 het zicht en de grip op de financiële afwijkingen sterk verbeterd. Ook hebben we een aantal producten in het dashboard opgenomen om zo meer zicht te krijgen op productie- en projectdoelen. We hebben veel aandacht besteed aan het gemeente brede bewustzijn dat nodig is om met data te kunnen werken. Om de stand van de budgetten te bewaken hebben businesscontrollers van domeinen en financiën het dashboard samen gebruikt in rondes langs de domeinen. Hoewel er bij voorstellen scherper gekeken is naar financiële dekking, heeft dit nog niet geleid tot een volledige aanpak. Hier moeten we nog meer strakkere stappen in zetten.

• De leverancier van de huidige financiële applicatie Key2Finance heeft in 2022 aangegeven dat het onderhoud binnen een paar jaar eindigt. Om een nieuwe applicatie aan te schaffen, hebben we in 2023 een succesvolle Europese aanbesteding uitgevoerd. Van de drie ingeschreven leveranciers is Unit4 als beste uit de vergelijking gekomen. Zij hebben een zogenaamd Enterprise Resource Planning (ERP) applicatie die veel meer werkprocessen kan faciliteren dan alleen de financiële werkprocessen. Dit ERP pakket wordt in 2024 geïmplementeerd.

• Met een strakkere regie hebben we in 2023 de informatie voor de jaarrekening 2022 en de begroting voor 2024 beter kunnen stroomlijnen en bewaken.

• De software voor de verwerking van facturen van crediteuren hebben we iets aangepast zodat deze beter  automatisch verwerkt konden worden. Omdat de huidige financiële applicatie wordt vervangen door een ERP applicatie is verdere actie niet relevant. Het digitaliseren van nota’s voor debiteuren is gedeeltelijk gerealiseerd: nota’s (leges en private vorderingen) kunnen allleen digitaal verzonden worden als de emailadressen bij ons bekend zijn. Voor bestuurlijke geldschulden is dat (nog) niet mogelijk.

• Met de applicatie Tangelo hebben we wel de planning & control stukken op de website van Rijswijk gezet, maar we hebben Tangelo verder niet gebruikt om de vergaringen en bewaking van stukken te automatiseren. Door de aankondiging van de komst van Microsoft Teams en Sharepoint in 2024, werd de urgentie om Tangelo hiervoor te gebruiken een stuk minder.

• Door een snellere en betere verwerking van de mutaties in de betrokken informatiesystemen, is de informatie in het dashboard (financieel en operationeel) continu actueel gehouden

• Bij het opstellen van de jaarrekening is de financiële informatie efficiënter ontsloten en de rechtmatigheidstoets makkelijker uitgevoerd.

• Een belangrijke mijlpaal in 2023 is het bereiken van een vastgestelde nieuwe financiële verordening. Deze verordening voldoet aan de nieuwste regelgeving en verbetert het proces van de planning- en control-cyclus (P&C-cyclus) aanzienlijk. Door deze verordening kunnen we niet alleen beter inspelen op de huidige eisen, maar ook efficiënter en transparanter werken binnen onze financiële processen. Dit stelt ons in staat om een betrouwbare financiële basis te creëren voor de toekomst.