Met ingang van het boekjaar 2023 geeft het college een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Voorheen werd dit gedaan door de accountant. De accountant ziet toe op de getrouwheid van deze verklaring. We beschouwen de verantwoording als een groeimodel, waarbij we ons voor 2023 hebben gefocust op de belangrijkste risico’s en kaders.

Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat de baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening zijn opgenomen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

De rechtmatigheidsverantwoording is conform de wet- en regelgeving van het BBV opgenomen bij de jaarrekening. In de paragraaf Bedrijfsvoering moet op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van afspraken met de raad aanvullende informatie worden opgenomen over de financiële rechtmatigheid.

De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria:

• Begrotingscriterium

• Voorwaardencriterium

• Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Begrotingscriterium

De begrotingsonrechtmatigheden worden onderverdeeld in verschillende categorieën.

Het eerste onderdeel betreft de overschrijdingen van de lasten per programma.

Uitgangspunt voor begrotingsoverschrijdingen van de lasten is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Door de raad is in de financiële verordening artikel 11 lid 3 bepaald welke begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel geduid worden. Hiervan is sprake in de volgende situaties:

1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren, mits voorzien van een toelichting.

2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

3. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

Overschrijding lasten programma’s

De begrotingsoverschrijdingen van de lasten bedragen in totaal € 6,4 mln. Voor een bedrag van € 3.3 mln. is er sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. Voor een bedrag van 0,9 mln. is er sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. Het restende deel bedraagt € 2.2 mln. het betreft de volgende programma’s;

Openbare orde en veiligheid € 0,4 mln.

Het betreft hier hogere uitgaven in het kader van de FLO (Functioneel Leeftijd Ontslag) en de RVU (Regeling Vervroegd Uittreden) van het brandweerpersoneel. Deze uitgaven zijn pas na het opstellen van de 2^e halfjaarrapportage bekend geworden.

Overhead € 1,8 mln.

In het hoofdstuk overhead wordt nader ingegaan de totale apparaatskosten, de doorbelasting naar de programma’s en de investeringen en de afwijking op de overhead.

Bij de slotwijziging wordt in het kader van de begrotingsrechtmatigheid een analyse gemaakt van de investeringen en indien noodzakelijk de raming bijgesteld. Na het opstellen van de slotwijziging heeft er een aantal kredietoverschrijdingen plaatsgevonden voor in totaal € 49.000. Deze worden nader toegelicht onder de betreffende programma’s. 

Ongeautoriseerde reservemutaties

Het belangrijkste verschil is er ontstaan bij de mutatie van de reserve parkeren. Tegenover de geraamde storting van € 1.747.000 staat een onttrekking van € 1.667.000, wat neer komt op een netto mutatie van € 80.000. Het resultaat op het beleidsproduct parkeren ten opzichte van de (bijgestelde) begroting bedraagt per saldo € 313.000 negatief. Dit betekent dat er in de jaarrekening een onttrekking aan de reserve had moeten plaatsvinden van € 233.000.

De parkeerbalans laat echter een positief saldo van € 2.589.000 zien. Besloten is het werkelijke saldo te verwerken in de jaarrekening.

De hogere storting in de reserve groeifonds heeft betrekking op het dividend van Stedin, dat niet tijdig is bijgesteld. 

Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten

Er is sprake van een begrotingsonrechtmatigheid omdat formeel overschrijdingen van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld onrechtmatig zijn. De bestendige gedragslijn van onze gemeente is dat deze verschillen die ontstaan zijn in de periode tussen de 2^e halfjaarrapportage en de jaarrekening gemeld worden in de jaarrekening en daar ook worden toegelicht. Omdat deze bestendige gedragslijn niet is vastgelegd in de Financiële verordening, is hier toch sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid.

Dit sluit aan bij de uitleg van de commissie BBV, alhoewel de commissie ook heeft aangegeven dat deze afspraak met de raad op een andere minder formele manier kan worden gemaakt.

Deze uitleg van het begrip begrotingsrechtmatigheid is pas eind 2023 gegeven, waardoor dit niet meer meegenomen kon worden in de actualisatie van de Financiële verordening eind 2023. Bij de eerstvolgende actualisatie van de Financiële verordening zullen we een voorstel doen voor een extra bepaling ter voorkoming van deze formele begrotingsonrechtmatigheid in de toekomst.

Omdat de raad de het Grondexploitatie Sion - ’t Haantje Twaalfde herziening heeft vastgesteld en ook heeft een besluit heeft genomen over de budgetoverheveling 2023 naar 2024 zijn deze bedragen gecorrigeerd.

Per saldo resteert er een onrechtmatigheid op dit onderdeel van € 9.923.000.

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving. Onderdelen die vallen onder het getrouwe beeld vallen per definitie onder de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Aanbestedingsrechtmatigheid

Bij het inkopen van diensten, leveringen of werken met een waarde boven het wettelijk bepaalde drempelbedrag zijn gemeenten volgens het Europees aanbestedingsrecht verplicht om deze opdrachten Europees aan te besteden.

Vanuit de Spendanalyse die door de team inkoop is opgesteld en door de VIC is gecontroleerd worden de volgende uitgaven als onrechtmatig aangemerkt.

Met name op het gebied van onderhoud groen is er een aantal afwijkingen geconstateerd. In totaal moest het team ongeveer 20 aanbestedingen doen. In de praktijk is er capaciteit om 5 omvangrijke aanbestedingen te begeleiden gedaan. Hierbij is prioriteit gegeven aan de belangrijkste werkzaamheden. Inmiddels is er een forse inhaalslag gemaakt.

Met de accountant is intensief overleg geweest over de aanbestedingsonrechtmatigheden. Met name op het gebied van inhuur zijn er verschillende interpretaties mogelijk. Wanneer dienen verschillende inhuurcontracten bij elkaar geteld te worden en wanneer worden deze gezien als afzonderlijke opdrachten. De interne regels op dit gebied zullen moeten worden aangescherpt.

Ook onderwerpen die eerder werden gezien als dwingende spoed zoals bijvoorbeeld het rooien gevolg van de iepziekte waren onderwerp van discussie. Op welk moment is er geen sprake meer van spoed, maar kan je ervan uitgaan dat het jaarlijks terugkomende werkzaamheden zijn.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Alleen bij misbruik is sprake van een onrechtmatigheid en worden eventuele gevallen van misbruik opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Binnen diverse processen zijn er beheersingsmaatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Er is echter geen overkoepelend M&O beleid vastgesteld. In de doorontwikkeling van de interne beheersing zal ook dit onderwerp worden uitgewerkt.