Goed functionerende juridische functie

Gelet op de bestuurlijke opgaven en de ontwikkeling in de samenleving is het nodig verder te bouwen aan een goed functionerende juridische functie. Dat betekent o.a. een weerbare en eigentijdse invulling van de diverse juridische taken binnen de teams en een sturende juridische taak bij het team Juridische Zaken.

Ambtelijk vakmanschap

Het ambtelijke vakmanschap wordt in deze tijd mede bepaald door een stevige basis van juridische kennis en een breed juridisch bewustzijn in de organisatie. Niet dat we geloven in het juridisch dichttimmeren van zaken, maar veel meer dat onze medewerkers deskundig en tegelijkertijd betrouwbaar en betrokken zijn.

Klachten

Wij bouwen aan een gemeente die in verbinding staat met haar inwoners. Ook als zaken niet goed gaan, zoeken wij het contact met de burgers om daar waar nodig te leren en te verbeteren. Daarvoor is o.a. een klachtencoördinator aanwezig. Agelopen jaar hebben we deze functie beter in positie gebracht. De klachtafhandeling zien we als onderdeel van de dienstverlening. We streven naar een toegankelijke dienstverlening waarbij we ons er van bewust zijn dat we te maken hebben met mensen van vlees en bloed.

Bezwaar en beroep

Bij de behandeling van bezwaar- en beroepschriften zorgen wij allereerst voor het leggen van contact met de burger en/of de instelling/onderneming om te komen tot een oplossing.

Inkoop en aanbesteden

Vanuit het team Juridische Zaken worden inkoopprocessen begeleid. Afgelopen jaar is een start gemaakt met zogenaamde spendanalyses om inzicht te krijgen in en te sturen op efficiency/ besparingen. Dit wordt in 2022 voortgezet en geïntensiveerd.

Goed functionerende juridische functie

Bij JZ werken juristen en adviseurs - ondersteund door juridisch ondersteuners - met kennis van specifieke rechtsgebieden, zoals het fysiek domein, het sociaal domein, gemeentelijke belastingen, privacy en inkoop & aanbesteding. Een jurist privaatrecht is in dienst aangenomen vanwege de gebleken behoefte aan expertise op het gebied van met name contractenrecht. Soms was extern advies nodig. Bij wijze van pilot is eind 2022 de behandeling van Woo (voorheen: Wob) -verzoeken grotendeels uitbesteed. Mede om capaciteit vrij te spelen voor werkzaamheden die inzet van vaste medewerkers vereist. In 2023 wordt bezien of via een aanbesteding werkafspraken kunnen worden gemaakt met te selecteren juridische adviesbureaus, om in voorkomende gevallen snel, juridische werkzaamheden uit te kunnen besteden.. De krappe arbeidsmarkt had ook zijn weerslag op de bemensing van het team JZ. Er was sprake van een hoge uitstroom. Vooral het rijk en de grotere buurgemeenten blijken aanlokkelijke arbeidsvoorwaarden te bieden. Vacatures zijn moeilijk vervulbaar. Op bepaalde functies zijn collega’s aangetrokken met minder ervaring dan hun voorgangers. Op andere vacatures stroomden collega’s uit andere teams van de organisatie door. In voorkomende gevallen wordt tijdelijk ingehuurd. In deze omstandigheden is met name ingezet op continuïteit van de bedrijfsvoering.

Ambtelijk vakmanschap

Medewerkers zijn positief over, en maken goed gebruik van de geboden opleidings- en trainingsfaciliteiten. Naast het team- en de cluster-overleggen heeft JZ een ‘juridisch overleg’. Ter ondersteuning van het vakmanschap worden daar actuele juridische thema’s en actualiteiten uitgediept. JZ heeft een ‘buddy-programma’ om nieuwe collega’s snel en prettig op weg te helpen. Indien nodig en mogelijk werden zij inhoudelijk ingewerkt door een ervaren collega volgens het principe ‘voor doen, nadoen, zelf doen’. In een incidenteel geval werd een externe coach aangetrokken. Aan vakteams zijn workshops gegeven om hun kennis en bewustzijn over AVG te versterken. De medewerkers van het sociaal domein zijn met dit doel ‘extra’ getraind door een externe partij.

Juridische advisering en bestuurlijke besluitvormingsproces

Ook dit jaar is de trend dat JZ vaker én in een eerder stadium betrokken is bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen. Het betreft verschillende disciplines, zoals privacy, veiligheid, handhaving, RO en vergunningen. Positief effect is dat dit zorgt voor een versterking van de juridische kwaliteit. In bepaalde gevallen betreft het een intensievere rol dan louter adviserend. In het primair proces wordt actuele juridische kennis verondersteld. Die is mogelijk afnemend ten gevolge van het personele verloop in de organisatie. Dat kan mede oorzaak zijn van de toenemende ondersteuningsbehoefte door JZ.

Bezwaar en beroep

De behandeling van bezwaar gebeurde met name digitaal. Hoorzittingen met bezwaarmakers werden veelal online of telefonisch gehouden. Vanzelfsprekend werden de hoorzittingen indien nodig in het stadhuis gehouden. Bijvoorbeeld bij inwoners die digitaal minder vaardig zijn. In 2022 is ca 9% (18 zaken) van de afgeronde bezwaarzaken betreffende het fysiek domein ingetrokken. Aangaande het sociaal domein betreft dat 18% (53 zaken). Intrekking van bezwaar is niet een doel op zich. Het kan wel een resultaat zijn van de informele behandeling die JZ inzet waar die kansrijk lijkt. Op het gebied van de gemeentelijke belastingen is sprake van een toename van aantal bezwaren, vooral op het gebied van de WOZ (ca. 30%). De zogenaamde no cure no pay bureaus zorgen landelijk voor deze hausse. Zij richtten in 2022 hun pijlen tevens op de kostendekkendheid van verordeningen.

Privacy

In nauwe samenwerking met het Privacy team (onderdeel van Concern Control) is een bijdrage geleverd aan de bescherming van persoonsgegevens in de gemeentelijke werkprocessen, met integrale advisering aan verschillende organisatieonderdelen. Binnen de organisatie zijn verdere afspraken gemaakt over verwerkingen van persoonsgegevens binnen samenwerkingsvormen, uitbesteding van taken aan andere overheden, ketenpartners of private organisaties. Gegevensbescherming is in toenemende mate onderdeel geworden van de kwaliteitscyclus binnen de organisatie.

Klachten

In verband met personeelverloop is de coördinatie van klachten enkele maanden tijdelijk waargenomen door JZ collega’s met andere hoofdtaken. In 2022 zijn er 156 dossiers aangedragen bij de centrale klachtencoördinator (CKC). Van deze dossiers zijn er 100 die daadwerkelijk als klacht zijn behandeld. Het merendeel van deze klachten is - conform uitgangspunt van de Nationale Ombudsman - informeel afgehandeld. Eind 2022 heeft de nieuwe CKC een verkenning uitgevoerd naar de inrichting van een zaakvolgsysteem ter verdere professionalisering van de klachtbehandeling.

Inkoop en aanbesteden

Bij de accountantscontrole is voor inkoop (spendanalyse) gebruik gemaakt van de nieuwe tool. De controle is hiermee sneller verlopen. Naast vele project specifieke inkooptrajecten hebben inkoopadviseurs JZ voor de 5 samenwerkende Haaglanden gemeenten (H5) de aanbesteding voor WMO volwassenen begeleid. Hiervoor zijn 62 zorgaanbieders gecontracteerd. Verder is een aanbesteding gestart voor raamovereenkomsten voor het onderhoud van bomen en van watergangen. Ook heeft een marktconsultatie voor horeca ten behoeve van Huis van de Stad plaatsgevonden.