Communicatie

Voortzetten Newsroom

In 2021 is naar aanleiding van het parkeerdossier de Newsroom opgestart. Hierbij wordt wekelijks onder regie van team Communicatie bezien welke signalen we uit de omgeving oppikken en wat daarmee moet gebeuren. De opzet is multi disicplinair, onder andere het klant contact centrum, juridische zaken (klachten, bezwaren) en DIV (inkomende post) zijn betrokken. Het doel is alert zijn en alert reageren op signalen uit de omgeving.

Uitvoeren nieuw communicatiebeleid

In 2022 starten we met de uitvoering van nieuw communicatiebeleid. De focus komt hiermee meer te liggen op inclusieve communicatie; hoe bereiken en betrekken we alle verschillende groepen inwoners en ondernemers in onze stad. De tijd dat we heel Rijswijk konden bereiken met de inzet van massamediale communicatie via lokale kranten, radio/tv en gemeentelijke website is voorbij. Onze samenleving bestaat uit vele subdoelgroepen die om een eigen benadering vragen. Hierop spelen we in door meer ‘dichtbij’ te communiceren, op de plekken waar de doelgroepen zich bevinden. Ook maken we meer gebruik van intermediairs (veelal maatschappelijke partners) om onze boodschap te communiceren.

Schrijven van begrijpelijke teksten

Daarnaast maken we een slag als het gaat om heldere en begrijpelijke teksten. Hiervoor hebben we onder meer aansluiting gezocht bij de Direct Duidelijk Brigade. En we zorgen voor meer eenduidige concerncommunicatie (eenduidigheid in de wijze waarop de gemeente communiceert d.m.v. nieuwsbrieven, uitnodigingsbrieven, standaard formats, vlogs, filmpjes, fotografie etc.). De ontwikkeling naar een digitale samenleving is door de coronacrisis in een stroomversnelling gekomen. Dit heeft als gevolg dat onze inzet op digitale communicatie nog meer nadruk krijgt.

Participatie

Evaluatie participatiebeleid

Bij vaststelling van de participatienota is afgesproken dat het beleid en de werkwijze na een jaar worden geëvalueerd. Evaluatie van beleid, processen en uitvoering gebruiken wij om onder andere onze expertise op het gebied van participatie te blijven ontwikkelen. Ook de uitkomsten van de Quick Scan Lokale democratie zullen we hierbij betrekken. Na dit evaluatiemoment zullen we het beleid en de werkwijze waar nodig bijsturen.

Interactief participatieplatform

Wij stimuleren inwoners en ondernemers om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor hun leefomgeving, waarbij wij initiatieven vanuit de samenleving zo goed mogelijk faciliteren. Onder andere met een duidelijk herkenbaar en vindbaar interactief participatieplatform en het gebruik van laagdrempelige middelen en methoden willen we burgerparticipatie een impuls geven.

Voortzetten Newsroom

In 2022 is de Newsroom zoals opgestart in 2021, voortgezet. Naast het wekelijks onder aanvoering van team Communicatie en Participatie delen van signalen door de verschillende teams uit de eerste lijn, is er ook een gezamenlijke whatsappgroep aangemaakt. Doel is om op dagelijkse basis op signalen uit de omgeving te kunnen reageren.

Uitvoeren nieuw communicatiebeleid

Het jaar 2022 stond in het teken van het op orde krijgen van team Communicatie en Participatie. De groei van de stad, maar ook een aantal grote opgaven waar we voor staan vragen om een andere inzet van de organisatie en dus ook van team Communicatie en Participatie.

De focus van de communicatie lag in 2022 op het bereiken van zoveel mogelijk inwoners en ondernemers, ook de moeilijk bereikbare groepen. Speciale aandacht was er voor laaggeletterden en anderstaligen. We maken steeds meer gebruik van verschillende communicatiemiddelen zoals film en infographics. Ook intermediairs worden steeds vaker ingezet om bepaalde doelgroepen te bereiken.

In het kader van kennismaken met de stad is het college begonnen met het afleggen van werkbezoeken in de stad en in de regio. De burgemeester heeft na haar installatie daarnaast inwoners en ondernemers opgeroepen haar uit te nodigen om kennis te komen maken. Het college zal deze werkbezoeken in 2023 voortzetten zodat ze zichtbaar en benaderbaar is voor inwoners en ondernemers én zodat ze leert en ervaart wat er leeft en speelt in de stad.

De viering van de Vrede van Rijswijk was één van de activiteiten waarmee we Rijswijk meer op de kaart wilden zetten. De viering werd bijgewoond door relaties en belangstellenden uit allerlei geledingen; van internationaal tot lokaal. Dit past in het beleid om meer in te zetten op relatiemanagement en public affairs.

Schrijven van begrijpelijke teksten

Medio 2022 hebben we de Direct duidelijk deal ondertekend. Hiermee beloven we dat wij als gemeente onze teksten gaan verbeteren. Het ondertekenen van deze deal was gelijk de aftrap van een campagne. Het doel van de campagne is dat we allemaal heldere taal gebruiken en begrijpelijke, korte, foutloze, eenduidige en aansprekende brieven, e-mails en andere teksten schrijven. Daarnaast vragen we inwoners en ondernemers om ons respons te geven over onze teksten.

Tijdens het Strandwalfestival zijn we met inwoners in gesprek gegaan over de begrijpelijkheid van onze teksten. Dat deden we aan de hand van een ‘ambtelijke woorden-spel’. Ook hebben we een Meeleesgroep samengesteld met inwoners die zich hiervoor konden aanmelden. Deze Meeleesgroep toetst onze brieven en andere teksten op leesbaarheid en begrijpelijkheid.

Voor de gemeentelijke medewerkers is een aantal activiteiten georganiseerd met het oog op het bevorderen van bewustwording en het verbeteren van vaardigheden. Zo zijn we onder andere gestart met trainingen voor het schrijven van teksten in begrijpelijke taal. Daarnaast zijn we begonnen met het waar nodig aanpassen van de teksten in onze standaardbrieven naar begrijpelijke taal.

Evaluatie participatiebeleid

Bij vaststelling van de participatienota is afgesproken dat het beleid en de werkwijze na een jaar worden geëvalueerd. Deze evaluatie is naar uw raad gestuurd op 18 januari 2022, RIB 22 004).

Interactief participatieplatform

Begin 2022 hebben we het participatieplatform samen.rijswijk.nl gelanceerd. Op het platform staan allerlei gemeentelijke projecten waarover je kan meedenken of meepraten samen. Inwoners, ondernemers en/of andere belangstellenden en belanghebbenden kunnen op een makkelijke manier op de tijd die hen het beste uitkomt, hun ideeën en wensen achterlaten over gemeentelijke beleidsvoornemens of concrete uitvoeringsprojecten. Gebleken is dat we met het platform meer én anderen dan de gebruikelijke inwoners die je normaliter bij inloopavonden ziet, bereiken. In 2022 registreerden zich in krap 8 maanden tijd ruim 1.000 deelnemers. Succesvolste project was de inrichting van wijkontmoetingsplaats Hof van Sion, dat 264 deelnemers trok en 76 ideeën en 168 reacties opleverde.

Participatiewijzer

De Omgevingswet is wederom uitgesteld. In 2023 komt er ook nieuw participatiebeleid. Dat wordt de basis voor de nieuwe participatiewijzer. Wij vragen initiatiefnemers in de geest van de Omgevingswet om vroegtijdige participatie in te zetten. Daarbij hadden wij waar nodig of wenselijk een faciliterende rol. Naast de inzet van samen.rijswijk.nl organiseerden we zelf ook veel (hybride) bijeenkomsten. In voorkomende gevallen ook samen met partners en/of initiatiefnemers. Deze bijeenkomsten werden goed bezocht door betrokken inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden. Andere middelen die we inzetten zijn enquêtes, (hybride) spreekuren, wijkbezoeken en wijkwandelingen, klankbordgroepen, adviesraden en bewonerspanels, bouwapps en ontwerptools voor speeltuinen, etc.