Wat wilden we bereiken?

Wij zijn een gemeente met ambitie en hebben excellente dienstverlening als doelstelling. Dat vraagt ook om juridische kwaliteit van onze producten en processen. Het team Juridische Zaken wil samen met de andere teams verder bouwen aan die kwaliteit om zo toekomstbestendig te zijn. Juist ook omdat de samenleving in rap tempo verandert. Dit heeft impact op bestuurlijke opgaven en de organisatie van de gemeente. Een en ander vraagt om juridische wendbaarheid, risico-inschatting en sturing op de kwaliteit.

Bovenstaande vraagt een juridische kwaliteit van de organisatie (niet om dicht te timmeren, maar juist om te kunnen acteren als overheid). Dat vraagt om compliance, ook juridisch.

Vanuit het team Juridische Zaken worden de inkoopprocessen ondersteund. Hierin willen we een proactieve rol invullen en meedenken in de kwaliteit van inkoop, de efficiëntie en de rechtmatigheid.

De juridische aspecten van de privacywetgeving verdienen aandacht. Daarin streven we naar integrale advisering waar de privacyaspecten onderdeel vanuit maken.

Wat hebben we darvoor gedaan?

Vanaf eind 2020 zet JZ gerichter in op informele behandeling van bezwaarschriften. De juristen hebben met een coaching on the job (door Instituut KCB) tips gekregen voor het bellen van de bezwaarmaker en de vakafdeling. Deze technieken zijn afgelopen jaar toegepast bij bezwaarschriften die zich daar voor lenen. In 2021 is circa 10% (50 zaken) van de afgeronde bezwaarzaken ingetrokken. Intrekking is niet het doel, maar kan een resultaat zijn van informeel behandelen. Een volgende stap in de optimalisering wacht op aanpassingen in het zaakvolgsysteem Octopus.

De klachtencoördinator maakt sinds 2021 deel uit van het team JZ, onder andere ter borging van een meer onafhankelijk positie. Met een coachingstraject is geïnvesteerd in kennisopbouw van onze klachtencoördinator. Een voorstel tot verdere professionalisering van klachtenbehandeling organisatie breed is voorbereid en wordt in maart aan het GMT aangeboden. Onderdeel van het voorstel is informele klachtafdoening als uitgangspunt te nemen. Het verlagen van de drempel draagt bij aan verbetering van de dienstverlening. Zo stelt ook de Nationale Ombudsman. Ten behoeve van decentrale klachtbehandeling zijn onder meer handleidingen en instructies opgesteld.

In 2021 is een nieuwe tool voor het uitvoeren van de spendanalyses in gebruik genomen. Hiermee is het niet alleen eenvoudiger om de jaarlijkse spendanalyse ten behoeve van de accountantscontrole uit te voeren. Ook kunnen makkelijk themagerichte controles worden gedaan. Verder zijn in 2021 diverse raamcontracten aanbesteed, zoals WMO Woonvoorzieningen, Tijdelijke verkeersmaatregelen, Maaien gazons en bermen en Levering betonnen bestratingsmaterialen. Een voordeel van een raamcontract is, dat de individuele opdrachten die hieruit voortkomen niet telkens (Europees) hoeven te worden aanbesteed.

Met de Wet elektronisch publiceren (Wep) moeten per 1 juli alle wettelijk voorschreven bekendmakingen, mededelingen en publicaties in een officieel elektronisch publicatieblad worden gepubliceerd. De digitale vorm van ter inzage legging is leidend en moet bijdragen bij aan een betere vindbaarheid van besluiten, beleid en regelingen. In samenwerking met o.a. de Griffie en team Bestuursadvisering & Bestuurlijke Besluitvorming is een inventarisatie gemaakt van alle door het college en de gemeenteraad vastgestelde beleidsregels en algemeen verbindende voorschriften. Vervolgens is onderzocht of deze (al) zijn opgenomen in het ‘regelingenbestand’. Momenteel wordt een laatste check uitgevoerd, waarbij onder meer wordt nagegaan of de regelingen nog actueel zijn, om waar nodig laatste aanpassingen te doen.

De privacy jurist levert een bijdrage aan de bescherming van persoonsgegevens in de gemeentelijke werkprocessen. Dat gebeurt in nauwe samenwerking met het Privacy team (onderdeel van Concern Control). Ook vorig jaar resulteerde dat weer in integrale advisering aan verschillende organisatieonderdelen. Met presentaties aan vakteams is geïnvesteerd is versterking van het bewustzijn. We zien dat gegevensbescherming in toenemende mate onderdeel wordt van de kwaliteitscyclus binnen de organisatie. De privacy jurist is tevens adviseur betreffende contractenrecht. Bij veel van onze overeenkomsten is verwerking van persoonsgegevens aan de orde. Deze match zorgt voor een slimme bewaking van contractuele en privacy gerelateerde aspecten.

Over het jaar genomen is een trend waar te nemen dat JZ vaker én in een eerder stadium bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen betrokken wordt. Het betreft de verschillende disciplines, zoals privacy, veiligheid, handhaving, RO en vergunningen. Dit zorgt voor een versterking van de juridische kwaliteit. In voorkomende gevallen betreft het een intensievere rol dan louter adviserend.