Rijswijk realiseert een moderne, effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. Daarbij benutten we de mogelijkheden van de technologie en houden we rekening met verschillende wetten en voorschriften waaraan de bedrijfsvoering van de gemeente moet voldoen.

In 2024 vonden verschillende ontwikkelingen plaats op de vakgebieden HRM, juridische zaken, financiën, informatiebeveiliging, facilitaire zaken en de rechtmatigheidsverantwoording. Deze onderdelen worden hieronder toegelicht. Deze paragraaf bedrijfsvoering start met een overzicht van de begrote en gerealiseerde lasten en baten over 2024.

In onderstaande tabel worden de lasten en baten van het beleidsproduct Bedrijfsvoering inzichtelijk gemaakt. Er is een voordelig saldo ten opzichte van de begroting van € 1 miljoen gerealiseerd. Dit bestaat uit € 0,8 miljoen lagere uitgaven en € 0,2 miljoen extra opbrengsten. De lagere uitgaven worden deels veroorzaakt door herplanning van de uitvoering van de cloudstrategie. Een aantal projecten schuift door naar 2025, dit is verwerkt in het raadsvoorstel budgetoverheveling 2025.

Lasten en baten bedrijfsvoering

Financiën

Wat wilden we bereiken?

Rijswijk investeert in de stad waarbij gebiedsontwikkeling, wonen en mobiliteit een belangrijke plaats innemen. Samen met nationale opgaven van het Rijk zoals vluchtelingenopvang, klimaat en milieu vergt dit veel van de financiële slagkracht en beheersing. Dit speelt in de context van de ontwikkelingen in de financiële verhouding tussen Rijk en gemeenten. Hierdoor is voor directie, college en de gemeenteraad de urgentie en het belang van een tijdige en adequate bijsturing en verantwoording nog groter geworden.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Vervanging financieel systeem

In 2024 is het project Groei uitgevoerd, gericht op het implementeren van het nieuwe financiële systeem ErpX. Het project is succesvol verlopen, in december 2024 is op basis van de gebruikersacceptatietesten, het advies van Baker Tilly over de data migratie en het advies van het projectteam besloten dat ErpX per 1 januari 2025 in gebruik wordt genomen. Het project Groei is conform planning en binnen budget uitgevoerd.

Uitgebreider Kadernota proces

In 2024 is een uitgebreider Kadernota proces uitgevoerd. De financiële context van Rijswijk wordt in grote mate bepaald door de ontwikkelingen in de gemeentefondsuitkering, de uitgaven aan de jeugdzorg en de ontwikkelingen in RijswijkBuiten. In 2024 zijn de uitgaven voor jeugdzorg met € 7,0 miljoen opgehoogd tot een totaalbedrag van € 23 miljoen. De kadernota heeft college en raad ondersteund bij het maken van de keuzes voor de begroting 2025, die reëel en sluitend is vastgesteld door de raad. Het meerjarenbeeld vraagt nog aandacht voordat sprake kan zijn van een structureel en reëel sluitend beeld.

Lange Termijn Investeringsplan

In 2024 zijn is de eerste versie van het Lange Termijn Investeringsplan (LTIP) opgeleverd. De LTIP heeft als doel meer inzicht geven in de investeringen, op korte en lange termijn. Daarbij wordt ook het verband gelegd met de gebiedsontwikkelingen, RijswijkBuiten, de beheerplannen en maatschappelijke vraagstukken als verduurzaming van het vastgoed. En, niet onbelangrijk, het korte en lange termijn effect van investeringen op de financiële gezondheid van de gemeente.

Juridische zaken

Wat wilden we bereiken?

Team juridische zaken levert een bijdrage aan de juridische kwaliteit binnen de gemeente. Het team is primair gericht op het afdoen van bezwaren, beroepsprocedures en klachten. Daarnaast geeft het team advies bij de beleidsontwikkeling in andere onderdelen van de organisatie en in casuïstiek. We blijven daarnaast inzetten op zogenaamde informele afdoening. Voorbeeld hiervan is het ketenproces betreffende WOZ-bezwaren, waarin het team Belastingen het voortouw neemt met mediation. Informele afdoening is uitgangspunt voor klachtenbehandeling.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Het team Juridische Zaken is onderverdeeld in clusters en de toelichting hieronder wordt per cluster gedaan.

Cluster fysieke leefomgeving

In het cluster fysieke leefomgeving zijn in 2024 285 zaken binnengekomen. In een enkel geval betreft dit ook een dossier met meerdere bezwaarmakers. Dat betekent een aanzienlijke toename vergeleken met de 176 zaken over het jaar 2023. Er is een sterke toename te zien bij bezwaren over laadpalen. Dit komt omdat de afdeling Mobiliteit en Parkeren op verschillende plaatsen tweede laadvakken en extra laadpalen heeft aangewezen. Vanuit het cluster fysieke leefomgeving stelt de jurist een voorstel op hoe de verwoording van deze besluiten beter kan. Het aantal afvalzaken bedraagt 110 en betreft een stijging ten opzichte van het jaar 2023, toen waren er 100 afvalzaken. 

Het aantal bezwaarzaken met betrekking tot omgevingsvergunningen lijkt te stabiliseren, hoewel er veel bouwactiviteiten zijn. Er is wel een duidelijke toename te zien in zaken die betrekking hebben op team Veiligheid, Inspectie en Handhaving. Dit gaat met name om sluitingen van panden en/of woningen óf het heeft connectie met APV/Vergunningen (bijvoorbeeld exploitatievergunningen waar ook handhaving betrokken is).

Sinds het vierde kwartaal van 2023 houdt het team juridische zaken het aantal binnengekomen adviesvragen vanuit de organisatie bij. Het aantal adviesvragen in 2024 betreft 77, er wordt dus relatief vaak gebruik gemaakt van de adviseringsmogelijkheid. Er zijn veel vragen afkomstig van het team Veiligheid, Inspectie en Handhaving en het team Economische Zaken. Daarnaast hebben we veel tijd gestoken in de advisering over zaken rondom de Omgevingswet. Het coördineren van de APV was ook een belangrijke taak dit jaar. Daarnaast is geadviseerd over de aanpak rondom veelschrijvers, dit onderwerp speelt bij verschillende teams in de organisatie.

De juridische advisering op stukken voor het college en de raad vraagt aandacht. Regelmatig betreft dit onderwerpen waar juridische zaken ook in veel eerder stadium hadden kunnen adviseren. Het spoedkarakter maakt dat we op dat moment alleen nog maar op hoofdlijnen kunnen adviseren. 

Cluster sociaal domein

In 2024 zijn wij begonnen met het afbouwen van de inhuur van externe juristen en is toegewerkt naar een team van vaste interne juristen binnen het sociaal domein. Daarnaast hebben wij ons gericht op de verbetering van de samenwerking met de vakafdelingen. Wij hebben bijvoorbeeld het contact met de vakafdelingen geïntensiveerd. Naar aanleiding van de ontwikkelingen in wet- en regelgeving, beleid en uitvoering, hebben wij verschillende afdelingen geadviseerd bij het aanpassen en opstellen van verordeningen en beleid. Voorbeelden hiervan zijn de Verordening en Beleidsregels Maatschappelijke Ondersteuning, de Re-integratieverordening Participatiewet en de Beleidsregels Ontheemden Oekraïne.

Cluster inkoop

In 2024 zijn er 102 intakeformulieren binnengekomen bij Inkoop. Volgens het Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt een inkooptraject met een opdrachtwaarde boven de € 20.000 bij de inkoopadviseurs van JZ aangemeld. In het geval een vakteam wenst af te wijken van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, dient dit middels een afwijkingsvoorstel aan het GMT te worden voorgelegd. Na advies van de inkoopadviseurs op de voorstellen, heeft het GMT in 2024 28 afwijkingsvoorstellen goedgekeurd. De inkoopadviseurs hebben in 2024 25 startende en lopende aanbestedingsprocedures gehad, waarvan een aantal nog doorlopen in 2025. Van de 25 procedures zijn 5 procedures regionaal opgepakt.

Privaat-/contractenrecht

Het team juridische zaken heeft geadviseerd over diverse juridische vraagstukken op de terreinen aansprakelijkheid en verzekering, contracten en aanbestedingen. De werkzaamheden varieerden van het beantwoorden van eenvoudige vragen tot het behandelen van complexe dossiers. In de praktijk blijkt dat er regelmatig sprake is van domeinoverstijgende vragen/dossiers, die niet altijd privaatrechtelijk van aard zijn. Vaak is er wel een privaatrechtelijk element aanwezig, maar is de zaak veel breder. Betrokkenheid is dan gewenst vanuit een coördinerende of ondersteunende rol. Daarnaast is sprake van betrokkenheid bij zaken ter voorkoming van, of het voeren van gerechtelijke procedures.

Privacyrecht

Ook op het gebied van privacy is vanuit het team juridische zaken inzet gepleegd. Het betreft onder meer advisering over de privacyovereenkomsten, verzoeken van burgers, bezwaar en beroepszaken. Kortheidshalve wordt u verwezen naar de informatie over dit onderwerp verderop onder Informatiebeveiliging en Privacy.

Juridische zaken en de arbeidsmarkt

De krapte op de arbeidsmarkt speelt ook bij het team juridische zaken. Het verloop onder juristen is hoog op vrijwel alle rechtsgebieden van de gemeente. Juristen kunnen ‘cherry picken’ bij het kiezen van hun werkgever; overheden, bedrijfsleven of advocatuur. Dat komt met name door de vergrijzende samenleving in combinatie met een toenemende juridisering in alle sectoren. Bijvoorbeeld op het gebied van privacy. De vraag naar deze juristen is hoog vanwege de toenemende risico’s in de moderne wereld met betrekking tot de omgang van persoonsgegevens. Ook juristen in de rechtsgebieden van het domein fysieke leefomgeving (omgevingsrecht, veiligheid, inspectie en handhaving) zijn zeer gewild – al jaren.

De dienstverlening kon deels met hulp van inhuur geborgd blijven. Dat vroeg veel inzet op divers gebied van het team, collega’s HRM en management. Het betreft onder meer het door de ‘blijvende’ juristen opvangen van de workload, het herprioriteren van de werkzaamheden, betrokkenheid bij de werving, het inwerken, begeleiden en zo nodig coachen van nieuwe collega’s, overdracht van dossiers, etcetera. Vlak voor het einde van het jaar lukt het om op 4 posities juristen in vaste dienst aan te nemen, waarmee op 3 posities inhuur kan worden stopgezet.

In een duurzame (arbeids)relatie en teamcohesie is flink geïnvesteerd. Denk daarbij aan coaching, opleidingen, gelegenheden elkaar te ontmoeten en anderszins in te spelen op eigentijdse wensen. Alles in het teken van werkresultaat en -plezier.

Centrale klachtencoördinatie

In 2024 zijn 278 klachten ontvangen, waarvan 254 zijn afgehandeld. Van de klachten zijn er 243 informeel afgehandeld. 11 zijn formeel afgehandeld, waarvan 4 deels gegrond, 3 gegrond en 2 ongegrond zijn verklaard en 2 klachten buiten behandeling zijn gesteld. Dat sluit aan bij ons uitgangspunt om klachten zoveel mogelijk informeel af te handelen. Door uitleg, meer informatie en het bieden van praktische oplossingen voelde de klager zich vaak al gehoord en geholpen.

De klachten gaan voornamelijk over het sociaal domein, gevolgd door de domeinen ruimtelijke ontwikkelingen en maatschappelijke ontwikkelingen en hebben betrekking op het uitgevoerde beleid en de toegepaste procedure binnen de vakteams.

Een actualisatie van de huidige klachtenregeling is in 2024 voorbereid. Ook is er een nieuwe werkinstructie opgesteld ten behoeve van de vakteams. Met de nieuwe regeling en de werkinstructie willen wij vooral voorkomen dat klachten te lang blijven liggen en daardoor onnodig escaleren.

Cluster Belastingen

Vanuit de organisatie is er een beroep gedaan op het team Juridische Zaken, cluster Belastingen met adviesvragen aangaande de Verordeningen Bedrijven Investeringszones (BIZ) Oud Rijswijk, Precario Bouwplaatsen, Waterbergingsfonds, Tarieven Sportaccommodaties, Parkeerzaken, de legesaanslag oplegging project Warmtelinq en de keten Omgevingsvergunningen inzake de inrichting van het proces aangaande de algemene oplegging van de legesaanslagen.

Verder heeft het cluster een tiental legesbezwaren afgehandeld en is het cluster nog bezig met twee grote legesbezwaren met aanzienlijke bedragen uit het jaar 2022. Het cluster heeft hierbij extern hulp ingeschakeld bij ANG, een bureau dat gespecialiseerd is in leges.

Toelichting WOZ en informele afdoening

Nadat de aanslag is opgelegd gaat de zogenaamde pre-mediation fase voor 6 weken open, gelijktijdig met de bezwaartermijn. Deze pre-mediation is specifiek gericht op de inwoners van Rijswijk die het niet eens zijn met de vastgestelde WOZ-waarde van diens woning of het opgelegde aanslagbiljet. Deze mogelijkheid staat niet open voor de No Cure No Pay bureaus (NCNP-bureaus).

De inwoners van Rijswijk kunnen in de pre-mediationfase telefonisch toelichten waarom volgens hen de vastgestelde WOZ-waarde te hoog is. Hierdoor hoeft de beller mogelijk geen bezwaar in te dienen en kan de kwestie direct telefonisch opgelost worden. In 2024 zijn er 147 bezwaren voorkomen/afgevangen in deze pre-mediationfase (ongeveer een kwart van het aantal telefoongesprekken).

Aantallen

In het jaar 2024 waren er 1.674 bezwaren ingediend (ter illustratie: in 2023 waren er 1.351 bezwaren ingediend, dus een stijging van 23,9%), waarvan 756 bezwaren in 2024 door NCNP-bureaus afkomstig zijn (ter illustratie: in 2023 waren er 1.251 bezwaren door NCNP-bureaus ingediend). Voor wat betreft de (hoger) beroepen zijn er in 2024 25 beroepen en 0 hoger beroepen ingesteld (ter illustratie: in 2023 zijn er 69 beroepen en 1 hoger beroep ingediend).

Deze afname is te verklaren door de – middels nieuwe wetgeving – verlaging van proceskostenvergoeding (PKV) per 1 januari 2024. Deze verlaging is echter teruggedraaid n.a.v. het advies van Advocaat-Generaal Koopman (Zie Conclusie A-G: Parket HR 01-03-2024, ECLI:NL:PHR:2024:235). De wetgever is thans bezig met een reparatie van de betreffende wetgeving.

Digitalisering

Wat wilden we bereiken?

Op basis van de ontwikkelingen binnen de ICT, de trends die VNG ziet en in het bijzonder de uitdagingen voor gemeente Rijswijk zijn er 3 speerpunten voor de komende jaren geformuleerd, namelijk:

• Borgen van de continuïteit van de informatievoorziening;

• Efficiëntie van de bedrijfsprocessen verbeteren;

• Informatiehuishouding verder op orde brengen.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Uitvoering cloudstrategie

Via de I-Fabriek, een tijdelijke projectorganisatie, zijn in 2024 11 applicaties ´naar de cloud´ gebracht. Dit heet ook wel SaaS (Software As A Service). Steeds meer applicaties door de leverancier naar SaaS overgezet, zodat de gemeente op enig moment de stap naar SaaS wel moet maken. Vaak is er geen alternatief meer, of vindt er geen doorontwikkeling meer plaats op de huidige applicatie. Om hier meer grip op te krijgen is in opdracht van de gemeente Rijswijk een Cloud-strategie, inrichtingsplan en roadmap opgesteld. Een aantal Centric applicaties stond oorspronkelijk gepland om in 2024 naar de cloud te gaan, deze zijn doorgeschoven naar 2025. Er is de laatste jaren veel dynamiek en onzekerheid geweest rondom het bedrijf Centric. In 2024 is Centric overgenomen door een investeringsmaatschappij, de rust is hierdoor weergekeerd en Centric kan zich weer concentreren op de toekomst.

Efficiëntie van de bedrijfsprocessen verbeteren

Door de inzet van Data ondersteund werken, kan sneller ingespeeld worden op vraagstukken en kan een besluit worden genomen op basis van inzichten wat een hogere waarde geeft voor de samenleving. Data ondersteund werken zal het komende jaar breder binnen de organisatie zijn intrede doen. In 2024 is de ontwikkeling van verschillende dashboards ter hand genomen. Daarbij wordt eigen data en data van buiten gebruikt en gecombineerd.

In 2024 is gewerkt aan de datakwaliteit. Verder zijn de volgende dashboards in 2024 gemaakt of nog in ontwikkeling per balansdatum, met daarbij de fase van realisatie:

Informatiehuishouding verder op orde brengen

Common Ground is de informatiekundige visie waarmee gemeenten collectief de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer gaan inrichten. Met de herinrichting van de informatievoorziening kunnen gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering ingrijpend verbeteren. Dat stelt ons in staat om op een moderne en flexibele manier in te spelen op maatschappelijke opgaven (bron: Common Ground | VNG). In 2024 hebben we ons gericht op de standaardisatie qua berichtenverkeer (van specifiek naar generiek) als opmaat naar Common Ground berichtenverkeer; de invoering van het GGM-model (Gemeentelijk Gegevens Model) als onderlaag voor data ondersteunend werken en de verkenning van stabiele Common Ground softwareproducten die passen bij gemeente Rijswijk. Bij informatiebeheer is het fysieke archief onderhanden genomen door de verhuizing naar het huis van de stad. In 2024 is ruim 600 strekkende meter aan te bewaren archief voorbereid en bewerkt voor overdracht aan het Stadsarchief Delft (SAD). De delen van de overgebrachte archieven die, conform de Archiefwet, hiervoor in aanmerking komen, zullen na overbrenging in 2025 openbaar worden. Hierdoor worden ze toegankelijk voor raadpleging en historisch onderzoek door zowel burgers als bedrijven.

Ook is er 700 strekkende meter archief bewerkt en klaargezet voor vernietiging in de komende jaren. Fysiek bevindt dit archief zich in het SAD.

Wet open overheid

Per 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo verplicht bestuursorganen om de informatiehuishouding op orde te brengen en uit eigen beweging informatie uit 17 informatiecategorieën te publiceren. Dit heet actieve openbaarmaking. Voor gemeenten geldt dat de actieve openbaarmakingsplicht voor de volgende vier informatiecategorieën op 1 november 2024 in werking treedt:

• Wetten en algemeen verbindende voorschriften

• Overige besluiten van algemene strekking

• Organisatie en werkwijze

• Bereikbaarheidsgegevens

Om te voldoen aan de gestelde verplichtingen is de gemeente Rijswijk gestart met het project wet Open Overheid. Via www.rijswijk.nl/wetopenoverheid wordt informatie in zeven verschillende informatie categorieën actief openbaar gemaakt. De implementatie van de Woo ligt in Rijswijk dus goed op schema.

Eén van de maatregelen om uitgaven en inkomsten in evenwicht te brengen is dat in 2024 de verdere uitrol van de Woo tot nader order is gepauzeerd. We blijven informatie actief openbaar maken binnen de zeven bovengenoemde informatie categorieën die gerealiseerd zijn.

In 2024 zijn 57 Woo verzoeken binnengekomen. De Woo verzoeken zijn één van de informatie categorieën die we sinds december 2024 actief openbaar maken. Afgewikkelde Woo verzoeken zijn terug te vinden op www.rijswijk.nl/wetopenoverheid.

Huisvesting en facilitair

Wat wilden we bereiken?

We hebben een volledig eerste jaar in het Huis van de stad achter de rug. In dit jaar hebben we onze organisatie zo goed mogelijk geholpen in het nieuwe gebouw. We hebben uitleg gegeven over de nieuwe faciliteiten, informatie gedeeld en de huisvesting verbeterd op basis van reacties.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Werkplekconcept

We hebben ons werkplekconcept voor hybride werken aan het einde van het eerste kwartaal geëvalueerd met een enquête. Dit leverde een score van 7,3 op. Enkele verbeterpunten rondom de werkplekken en faciliteiten hebben we opgepakt in 2024.

Horeca

We zijn begonnen met de voorbereidingen voor de horecaexploitant in het Huis van de stad. Dit omvat een interessepeiling en de voorselectie voor de aanbesteding van de horecaexploitatie. Daarnaast hebben we de uitgangspunten voor de horecaexploitant vastgesteld en afgestemd met de betrokken partijen en huurders.

Veilige en gezonde werkomgeving

In de eerste helft van 2024 is de RI&E (Risico-inventarisatie en -evaluatie) voor het Huis van de stad uitgevoerd. De verhuizing naar het nieuwe kantoor bracht een wettelijke verplichting met zich mee om de RI&E te actualiseren volgens de Arbeidsomstandighedenwet. De aanbevelingen zijn verwerkt in een plan van aanpak. Hierin zijn prioriteiten gesteld en zijn acties opgepakt, waarvan een deel in 2024 is uitgevoerd en de rest in 2025 wordt opgepakt.

Daarnaast hebben we, vanwege de nieuwe situatie en de verhuizing naar het meer openbaar toegankelijke gemeentehuis, extern advies ingewonnen om de huidige status van de fysieke veiligheid te beoordelen. Dit was nodig omdat het Huis van de stad verschillende doelgroepen ontvangt. Op basis van deze inventarisatie en analyse is een plan van aanpak opgesteld waar we in 2025 uitvoering aan geven.

HRM

Wat wilden we bereiken?

Flexibiliteit in de organisatie

Een organisatie die past bij de groei van de stad en de toenemende complexiteit van onze opgaven, voldoende kwantitatief en kwalitatief is toegerust en wendbaar kan inspelen op urgente vraagstukken en nieuwe complexe opdrachten. 

Versterken van de strategische beleidsadvisering.

Een organisatie die kwalitatief is toegerust op de toenemende complexiteit van onze (grootstedelijke) opgaven en steeds sneller wijzigende maatschappelijke en technologische vraagstukken. 

Stimuleren van talent

Onze organisatie trekt talent aan, investeert en stimuleert persoonlijke en functionele groei, biedt steeds nieuwe kansen en benut en ontwikkelt het talent optimaal. 

Goed werkgeverschap

In onze organisatie voelen mensen zich prettig en veilig. We hebben een divers samengesteld personeelsbestand en we sluiten niemand buiten. Onze kernwaarden, toewijding, betrokkenheid, betrouwbaarheid en deskundigheid zie je overal terug. We sluiten aan op belangrijke nieuwe (maatschappelijke) ontwikkelingen die ons ook tot een aantrekkelijk werkgever maken. 

Wat hebben we ervoor gedaan?

Flexibiliteit in de organisatie 

Waar nodig hebben we de organisatiestructuur bijgesteld. Zo is binnen domein Bedrijfsvoering een gespecialiseerd team met medewerkers gestart, dat alle projecten met een informatie-component begeleidt. Deze I-fabriek heeft een projectmatige-/programmatische opzet. Binnen het Sociaal Domein wordt gewerkt in team overstijgende samenwerkingsvormen om de integraliteit en toegankelijkheid van de dienstverlening voor de inwoners te verbeteren.  

De inzet van recruitment was vooral gericht op het beperken van externe inhuur op vacatureruimte en met name op de moeilijk vervulbare vacatures. We maken gebruik van bestaande pools van medewerkers binnen de MRDH of provincie en benutten zoveel mogelijk specifieke trajecten als externe traineeprogramma’s of detavast constructies met de afspraak dat de ingehuurde medewerkers aansluitend in dienst treden. Een detavast constructie is een inhuurconstructie met als doel de ingehuurde kracht na een afgesproken inhuurperiode in vaste dienst te nemen.

Het totale aantal vacatures in 2024 is iets gedaald t.o.v. 2023 (151 in 2023 en 144 in 2024). In 2024 hebben we 78% van de vacatures kunnen invullen. De moeilijkst vervulbare vacatures in 2024 waren:

• (ervaren) Juristen gemeente breed 

• (ervaren) BOA’s 

• (ervaren) Parkeertoezichthouders  

• (ervaren) Jeugdconsulenten 

• (ervaren) Casemanagers Vergunningen, Archeologie en Monumentenzorg 

• (ervaren) Beleidsmedewerker en specialisten in het Fysieke Domein 

Er wordt sterk ingezet op leren en ontwikkelen in de organisatie en we maken gebruik van het potentieel in de organisatie. Interne medewerkers krijgen voorrang bij vacatures bij gebleken geschiktheid of wanneer zij de functie binnen een half jaar eigen kunnen maken. In 2024 zijn er 36 interne medewerkers doorgestroomd in een andere functie.  In 2024 is een nieuw traineeprogramma gestart. Bij de opzet van het trainingsprogramma 2024 – 2026 is gekozen voor een sterke focus op het ontwikkelen van toekomstgerichte vaardigheden. Deze vaardigheden zijn essentieel in diverse werkvelden, waaronder het Ruimtelijke Domein, waar de schaarste groot is. 

Versterken van de strategische beleidsadvisering 

We hebben een analyse uitgevoerd naar het strategisch advies binnen de organisatie. Deze inzichten vormen de basis voor een ontwikkelprogramma voor strategische functies.  Op basis van een benchmark is het HR21 functiehuis voor de strategische en managementfuncties herzien. Hierdoor heeft Rijswijk een meer marktconforme arbeidsmarktpositie en zijn de doorgroeimogelijkheden voor talenten binnen de organisatie vergroot. 

Stimuleren van talent

Ter versterking van onze arbeidsmarktcommunicatie is de campagne met boegbeelden van start gegaan. Hierin bieden we met echte verhalen van interne medewerkers met informatie over de verschillende vakgebieden en hoe het is om te werken voor onze gemeente.  We hebben de vindbaarheid van onze vacatures verbeterd met de nieuwe vacaturepagina werkenvoorrijswijk.nl. Hier kunnen wij meer (informatie) bieden aan geïnteresseerden over vacatures, stages, traineeships en kunnen geïnteresseerden een job-alert aanmaken.We zijn samenwerkingen aangegaan met verschillende andere gemeenten. Het samenwerkingsverband creëert een pool van kandidaten, die na het bereiken van hun pensioengerechtigde leeftijd door willen werken in een flexibele opdrachtgerichte vorm. Een andere samenwerking binnen de Provincie Zuid-Holland is gericht om een pool te creëren van medewerkers binnen het Fysiek Domein. Hier zal in 2025 een vervolg aan worden gegeven. Ons leerplatform, de Rijswijk Academie, is uitgebreid met content op organisatieniveau, zoals trainingen en workshops op het gebied van digitalisering, de Omgevingswet en actuele wetgeving. Voor nieuwe medewerkers is een onboardingsleerlijn ontwikkeld. Verder bieden we content gericht op management en ter ondersteuning van projecten en/of specifieke doelgroepen/teams. 

Goed werkgeverschap 

We hebben een nieuwe woon-werkverkeerregeling en een nieuwe regeling dienstreizen geïmplementeerd waarmee duurzaam reizen wordt gestimuleerd. Gelijktijdig is de wettelijk verplichte registratie van CO2 uitstoot bij woon-werkverkeer en dienstreizen ingevoerd en kunnen wij voldoen aan de verplichte rapportage in 2025.Organisatie breed zijn medewerkers en management ondersteund met trainingen digitaal samenwerken in Outlook en Teams gegeven. Daarnaast is er aangesloten bij het landelijk initiatief ‘Maand van de digitale fitheid’. Om inzicht te krijgen in eventuele veiligheidsrisico's van onze nieuwe manier van werken en de nieuwe werkomgeving zijn in 2024 twee RI&E's (Risico-Inventarisatie en –Evaluaties) uitgevoerd. Met een integrale aanpak zijn in 2024 diverse stappen genomen gericht op het voorkomen van verzuim en het vergroten van de vitaliteit. Zo is er een Tool box Vitaliteit en Verzuim ontwikkeld en zijn alle leidinggevenden getraind over de aanpak van verzuim. Ook hebben we een organisatie brede verdiepende meting uitgezet om de werkbeleving, werkdruk en sociale veiligheid te inventariseren en – waar mogelijk – te verbeteren.  

Organisatie: formatie, bezetting en inhuur

Formatie en bezetting

De opbouw van de formatie en bezetting zag er in 2024 als volgt uit:

* De overbezetting bij Bedrijfsvoering wordt mede veroorzaakt door de invulling van garantiebanen (boven formatie) en een detachering

In 2024 is de formatie binnen het domein Maatschappelijke ontwikkeling vooral toe te schrijven aan het van start gaan per 1 januari 2024 van de Rijswijkse pandbrigade. Hiervoor was een formatie-uitbreiding van 4 fte benodigd. Daarnaast is per 1 januari 2024 de formatie van team Vastgoed met 3,8 fte uitgebreid voor de groei van de stad en versterking van registratie/administratieve ondersteuning, management en onderwijshuisvesting. De werkdruk en daarmee formatiebehoefte binnen de vastgoedorganisatie is de afgelopen jaren alleen maar toegenomen. De druk op de organisatie blijft toenemen doordat naast de groei van de gemeente, met nieuw vastgoed tot gevolg, veel bestaande panden, die in de jaren ‘60 en ‘70 gebouwd zijn, aan vervanging of renovatie toe zijn of fors meer onderhoud nodig hebben. De forse groei die de stad nu en in de komende jaren gaat maken, de complexe vraagstukken die voortkomen uit de maatschappelijke ontwikkelingen (duurzaamheid), zorgen vanuit die kant voor extra druk op de formatie.

De toename van de formatie binnen het domein Ruimtelijke ontwikkeling is vooral terug te vinden in formatie-uitbreiding in team Mobiliteit en Parkeren met 6 fte. Met het oog op de dynamische ontwikkelingen in Rijswijk en de omringende steden, inclusief de voortdurende groei, is de noodzaak van een gerichte en competente aanpak op het gebied van mobiliteitstransitie, regulering van de beschikbare openbare ruimte en het op orde brengen van de infrastructuur en de mobiliteitsstromen tastbaar. In het kader van deze huidige en toekomstige uitdagingen is het van essentieel belang om de capaciteit en expertise op diverse niveaus te verbreden en te verduurzamen.

Inhuur

In lijn met de aangenomen motie 'beperk externe inhuur', informeren wij in deze paragraaf over de inzet van inhuurkrachten binnen de organisatie in 2024.

In 2024 is € 16 miljoen uitgegeven aan externe inhuur. Deze kosten zijn grotendeels gedekt binnen de begroting. 

Voor de personele indicator “percentage inhuurkosten ten opzichte van de totale personeelskosten” was in de begroting 23% opgenomen. Deze indicator is voor 2024 uitgekomen op 23,0%.

De benchmark personele indicator “percentage inhuurkosten ten opzichte van de totale personeelskosten” voor 2024 is nog niet bekend.

* bron personeelsmonitor A&O fonds Gemeenten 2023

*Oorspronkelijk niet meegenomen in de berekening voor 2023

Voor inhuur was in 2024 € 9.225.000 begroot. Hiervan wordt een groot deel ingezet op projecten. Vanwege het tijdelijke karakter van projecten is inhuur vaak het best passend. In het onderdeel HRM/flexibiliteit in de organisatie wordt vermeld dat we gebruik maken van pools binnen de MRDH of provincie voor specifieke opdrachten. Hierbij moet vermeld worden dat het gebruik van pools een vorm van inhuur blijft, maar vaak goedkoper is dan zelf inhuur aantrekken uit de markt.

De financiële middelen die door het niet invullen van een vacature beschikbaar komen in de personeelsbegroting, worden gebruikt om inhuur op moeilijk vervulbare vacatures te dekken zodat de wettelijke taken, opdrachten en dienstverlening uitgevoerd kunnen blijven worden. Voorbeelden hiervan zijn de moeilijk vervulbare functies in de teams Juridische zaken en Vergunningen.

Inhuur voor de uitvoering van investeringen worden gedekt vanuit het investeringsbudget. Een aantal voorbeelden waarvoor is ingehuurd, zijn de investeringen in de integrale herinrichting probleemstraten 2024 en de infrastructuur Prinses Beatrixlaan.

We doen ook voor specifieke kennis een beroep op inhuur. Specifieke kennis is in deze lastige arbeidsmarkt, onder andere door de huidige salarisschalen, moeilijk aan te trekken. Onze concurrentiepositie op de arbeidsmarkt in de regio wordt beïnvloed door de aanwezigheid van grote overheidswerkgevers zoals ministeries, provincie en een aantal grotere gemeenten. Hiervoor hebben we in 2024 een tweede recruiter aangetrokken die zich vooral heeft gericht op het actief zoeken naar geschikte kandidaten voor (moeilijk) vervulbare vacatures waarmee inhuur op vacatures beperkt wordt.

In 2024 is een nieuw proces ingericht waarbij elke inhuur of verlenging van inhuur ten laste van de personeelsbegroting (vacatureruimte) vooraf ter toetsing en accordering wordt voorgelegd aan het gemeentelijke managementteam. Onderdeel van de toetsing is de noodzaak van inhuur en de dekking hiervan. De noodzaak voor inhuur zit vooral in de combinatie met de moeilijk te vervullen vacature en de uitvoering van wettelijke taken, opdrachten of continuïteit van dienstverlening.

Het actief richten op beperking van inhuur op vacatureruimte heeft geresulteerd in een afname van inhuur op vacatureruimte van € 6 miljoen in 2023 naar € 5,7 miljoen in 2024.

In 2024 zijn mede naar aanleiding van de motie "beperk externe inhuur” de voorbereidingen getroffen om in 2025 verbeterde stuurinformatie te kunnen generen waarbij het personeelsinformatiesysteem en het nieuwe financieel systeem dezelfde definities hanteren. Hierbij worden de volgende redenen voor inhuur gehanteerd: vacature, kennis en/of knelpunt, vervanging zieke medewerker, vervanging bij zwangerschap.

Eind 2024 heeft de gemeente zich voorbereid op de handhaving Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) per 1 januari 2025 ter voorkoming van schijnzelfstandigheid bij ingehuurde ZZP-ers. In december 2024 is de inhuur gescreend op schijnzelfstandigheid. Dit resulteerde bij 25 ZZP-ers een indicatie van schijnzelfstandigheid. Deze schijnzelfstandigheid wordt opgelost door aanpassing van de inhuurconstructie, wijzigen van de opdracht of het beëindigen van de inhuur. Meerdere ZZP-ers hebben gekozen om in dienst te treden bij de gemeente.

Binnen het domein bedrijfsvoering is inhuur vooral ingezet op het project Cloudstrategie (€ 698.000), de implementatie van het nieuwe financieel systeem (project Groei € 319.000) en op moeilijk vervulbare vacatures binnen het team Juridische zaken (€ 872.000). Zie hiervoor ook het onderdeel Juridische zaken in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Binnen het domein Ruimtelijke ontwikkelingen is vooral inhuur ingezet in het team Vergunningen (€ 1,3 miljoen) en het team Gebiedsontwikkeling (€ 1,4 miljoen) In het team Vergunningen is extra inzet geleverd om een groot aantal vergunningsaanvragen uit 2023 en nieuwe aanvragen onder de Omgevingswet af te handelen. Daarnaast is inhuur ingezet op moeilijk vervulbare functies omdat de wettelijke taak uitgevoerd moet worden. In het team Gebiedsontwikkelingen hebben de projecten een tijdelijk karakter en is de dekking van tijdelijke aard, ondanks dat ze langjarig lopen. Om deze reden vindt de invulling van de benodigde capaciteit voor deze projecten via inhuur plaats.

Binnen het Sociaal Domein is vooral inhuur ingezet in het team Maatschappelijke Ondersteuning & Jeugd (€ 2,1 miljoen) door middel van een aanbesteding voor jeugdconsulenten, gedragsconsulenten in het jeugdteam en medewerkers van het Sociaal Wijkteam. Daarnaast werden een aantal WMO consulenten ingehuurd via een detavast constructie. Een detavast constructie is een inhuurconstructie met als doel de ingehuurde kracht na een afgesproken inhuurperiode in vaste dienst te nemen.

Indicatoren

Onderstaand wordt inzicht gegeven in de personele indicatoren:

_{1) Voor het bepalen van het streefcijfer hebben we aansluiting gezocht bij de cijfers uit de personeelsmonitor gemeenten van het A&O fonds over dit onderwerp}

_{2)Indicator voor het stimuleren van het leervermogen om de wendbaarheid te ondersteunen (afgezet tegen landelijke norm personeelsmonitor A&O-fonds 2020)}

Informatiebeveiliging en Privacy

Wat wilden we bereiken in 2024

Wij zorgen ervoor dat we bewust en veilig omgaan met informatie door een combinatie van het organisatorisch en technisch borgen van de juiste toegankelijkheid van informatie, het opbouwen en onderhouden van het bewustzijn over informatieveiligheid en privacy en tijdige signalering en opvolging van incidenten. We zijn transparant: we maken inzichtelijk waarvoor wij de gegevens van onze inwoners gebruiken en bieden mogelijkheden tot inzage in het eigen dossier of tot een verzoek voor wijziging/ vernietiging van de eigen gegevens.

Onze verantwoordelijkheid voor informatiebeveiliging en privacy beperkt zich niet tot onze eigen organisatie. Ook in samenwerking met andere organisaties nemen wij onze verantwoordelijkheid voor het zorgvuldig omgaan met informatie en privacy in de keten door te zorgen voor duidelijke afspraken over deze onderwerpen.

Doelstellingen

• We voldoen aan het basisnormenkader zoals verwoord in de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid).

• We voldoen aan de eisen die de privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), aan ons stelt.

• We leggen jaarlijks verantwoording af over informatieveiligheid door toepassing van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).

Wat hebben we ervoor gedaan in 2024?

Informatiebeveiliging volgens BIO

De invoering van de BIO is een langdurig proces. Bij de start daarvan is er in Rijswijk uitdrukkelijk voor gekozen om hierbij ‘het tempo’ van de organisatie te volgen. Het uiteindelijke doel is om de BIO op alle processen toe te passen. Op basis van een risico-afweging is besloten om prioriteit te geven aan de ontwikkeling van maatregelen op het gebied van bedrijfscontinuïteit, logisch toegangsbeheer en het in- en uitdienst proces.

Voor bijna alle bedrijfskritische processen is inmiddels een continuïteitsplan opgesteld. Bij de laatste twee processen zal dat in 2025 worden afgerond.

Er is een standaardopzet gemaakt voor het beheer van de logische toegang tot applicaties en systemen. Dit vormt de basis voor de inrichting van de logische toegang bij de centraal beheerde applicaties. Hierin is door de functioneel beheerders al een flinke slag gemaakt. De komende periode zal dit voor alle centraal beheerde applicaties worden afgerond.

Het in- en uitdienst proces is tegen het licht gehouden, om te achterhalen wat de oorzaak is van het verschil tussen de ICT-gebruikersadministratie en de personeelsadministratie. Dit verschil bleek vooral te worden veroorzaakt door menselijk falen. Door een frequentere controle, een andere manier voor het melden van personele wijzigingen en een intensieve samenwerking tussen ICT en HRM is dat risico verkleind.

Er wordt nog gewerkt aan een technische koppeling tussen de personeelsadministratie en de gebruikersadministratie, zodat een account bij een einde dienstverband automatisch wordt geblokkeerd.

Bewustwording

Naast de reguliere activiteiten in het kader van bewustwording is dit jaar met het oog op de invoering van de Cyberbeveiligingswet in 2025, een start gemaakt met een organisatiebrede inventarisatie om te bepalen welke essentiële diensten en systemen binnen de reikwijdte van die wet vallen. Impliciet is hiermee de verantwoordelijkheid van het management om te zorgen voor een adequate beveiliging van de informatie nogmaals benadrukt.

De colleges van de gemeente Delft en Rijswijk zijn in een gezamenlijke training voorbereid op de komst van de Cyberbeveiligingswet en de consequenties daarvan voor de rol van de bestuurders.

Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)

Ook dit jaar is in het kader van de ENSIA een zelfevaluatie uitgevoerd. De uitkomsten van die zelfevaluatie worden enerzijds gebruikt om verantwoording af te leggen aan de externe toezichthouders over de toepassing van de aansluitnormen voor DigiD en Suwinet. Daartoe wordt een collegeverklaring opgesteld. De collegeverklaring, die is voorzien van het oordeel van een onafhankelijk auditor, is via een raadsinformatiebrief ook ter beschikking gesteld aan de gemeenteraad.

Anderzijds zijn de uitkomsten van de zelfevaluatie gebruikt om acties te formuleren bij de beveiligingsmaatregelen die nog om aandacht vragen. Dit is onderdeel van een continu proces. De acties zijn opgenomen in het informatiebeveiligingsplan van de organisatie.

Borgen Privacy

Voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) blijft voor onze organisatie een complexe en dynamische opgave die voortdurende inspanningen vereist. Het vraagt om aanpassingen in processen, systemen en organisatiecultuur om te voldoen aan de steeds veranderende eisen van wetgeving en technologische ontwikkelingen. 

In het kader van de AVG zijn in 2024 tien Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uitgevoerd voor nieuwe gegevensverwerkingen. Daarnaast zijn 30 verzoeken van burgers met betrekking tot hun persoonsgegevens afgehandeld; en zijn er 33 trajecten tot het sluiten van privacyovereenkomsten (zoals verwerkersovereenkomsten) opgestart, waarvan er 17 zijn ondertekend en afgerond. Inwoners zijn verleden jaar in totaal drie keer in bezwaar en één keer in beroep gegaan tegen besluiten met een privacycomponent. Van de bezwaren zijn er twee (gedeeltelijk) gegrond en één ongegrond verklaard. De beroepsprocedure loopt momenteel nog. Ook zijn twee ingebrekestellingen ontvangen met betrekking tot privacybesluiten; beide konden niet leiden tot een dwangsom.

In 2024 zijn verder 22 datalekken geregistreerd en gedicht. De meeste incidenten hadden te maken met het per abuis versturen van documenten of e-mails naar verkeerde ontvangers, of met onvoldoende geanonimiseerde informatie.

Hiernaast is geadviseerd over vele tientallen vraagstukken met betrekking tot de uitleg en toepassing van de AVG. Onderwerpen van deze vraagstukken varieerden zoal van gegevensuitwisseling/-verstrekking tot rechtmatig beeld- en geluidopnamen maken, en van het uitvoeren van enquêtes en onderzoeken tot aan de inrichting en ingebruikname van systemen en applicaties.

Hoewel er vooruitgang is geboekt bij het naleven van de AVG, blijft er ruimte voor verbetering, vooral op het gebied van kwaliteit van de registers en het uitvoeren van risicoanalyses, zoals DPIA’s, ook op bestaande risicovolle verwerkingen. 

Het vergroten van kennis en bewustwording over gegevensbescherming was ook in 2024 een prioriteit. Er zijn verschillende kennissessies en bewustwordingscampagnes georganiseerd, en medewerkers hebben deelgenomen aan online trainingen over privacy en beveiliging. Het deelnamepercentage van deze trainingen was lager dan in voorgaande jaren.

Naast de naleving van de AVG stond de organisatie in 2024 voor nieuwe uitdagingen, waaronder de introductie van de Artificial Intelligence Act (AI Act). Deze wet stelt strikte eisen aan veilige, transparante en ethische AI-systemen, met bijzondere aandacht voor risicomanagement, documentatie en toezicht, vooral bij hoog-risicotoepassingen. Om aan de AI Act te voldoen, is een project gestart om een beleids- en implementatiekader, richtlijnen en hulpmiddelen voor impactbeoordeling en gerichte bewustwordingsprogramma’s voor AI en algoritmes te ontwikkelen. Deze aanpak is gericht op transparantie, privacy en veiligheid en heeft als doel een zorgvuldige en toekomstbestendige toepassing van AI en algoritmes binnen de organisatie te waarborgen.

Door te blijven investeren in kennis, bewustwording en innovatie, kan de organisatie adequaat inspelen op zowel de huidige als toekomstige uitdagingen op het gebied van gegevensbescherming en technologie.

Invoering rechtmatigheidsverantwoording

Wat wilden we bereiken?

Met ingang van het verslagjaar 2023 dient het college van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen en op te nemen in de jaarstukken. Hiermee wordt zelfstandig verantwoording afgelegd over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Rechtmatigheid

Met ingang van het boekjaar 2023 geeft het college een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Voorheen werd dit gedaan door de accountant. De accountant ziet toe op de getrouwheid van deze verklaring.

Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat de baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening zijn opgenomen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

De rechtmatigheidsverantwoording is conform de wet- en regelgeving van het BBV opgenomen bij de jaarrekening. In de paragraaf Bedrijfsvoering moet op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van afspraken met de raad aanvullende informatie worden opgenomen over de financiële rechtmatigheid.

De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria:

• Begrotingscriterium

• Voorwaardencriterium

• Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Begrotingscriterium

De begrotingsonrechtmatigheden worden onderverdeeld in verschillende categorieën.

Het eerste onderdeel betreft de overschrijdingen van de lasten per programma.

Uitgangspunt voor begrotingsoverschrijdingen van de lasten is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Door de raad is in de financiële verordening artikel 11 lid 3 bepaald welke begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel geduid worden. Hiervan is sprake in de volgende situaties:

1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren, mits voorzien van een toelichting.

2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

3. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

Overschrijding lasten programma’s

De begrotingsoverschrijdingen van de lasten bedragen in totaal € 2,0 miljoen. Voor een bedrag van € 1,1 miljoen is er sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. Het resterende deel bedraagt € 0,9 miljoen. Het betreft de volgende programma’s:

Algemeen Bestuur en Organisatie

Gemeenten hebben op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) de taak een voorziening te vormen voor de pensioenen van (gewezen) wethouders. Op basis van een actuariële berekening wordt na afloop van het betreffende jaar de hoogte van de aan te houden voorziening bepaald. Dit jaar is er € 0,7 miljoen gedoteerd aan de voorziening.

Openbare orde en veiligheid

De afrekening voor het Functioneel Leeftijd Ontslag (FLO) van het brandweerpersoneel is hoger uitgevallen dan begroot. Met ingang van 2026 verstrekt de VRH meer informatie over de hoogte van de FLO in de begroting en de jaarstukken.

Verkeer en vervoer

Tegenover de hogere lasten op dit programma staan direct toerekenbare baten. Hiervan heeft de raad aangegeven dat deze passen binnen het door de raad vastgestelde beleid (acceptabel zijn). Deze begrotingsonrechtmatigheden zijn opgenomen in de toelichting op de baten en lasten in de jaarrekening en worden toegelicht bij de programma’s.

Onderwijs

Zoals aangekondigd in de 2e halfjaarrapportage 2024 is er sprake van extra onderhoudskosten (betonrot) bij het Stanislas college. De uiteindelijke reparatiekosten bedroegen circa € 90.000 en dienen op basis van geldende de wet- en regelgeving door de gemeente betaald te worden.

Als gevolg van een brand op de dependance van Brede School Steenvoorde aan de P. van Vlietlaan, is er besloten om deze lokalen te herbouwen bij de al bestaande hoofdlocatie aan de Dr. Poelslaan. Daarop is er besloten om de bestaande school een termijn eerder dan gepland te slopen en te starten met een nieuw gebouw. Om de periode van nieuwbouw te overbruggen wordt er gebruik gemaakt van tijdelijke onderwijshuisvesting. Wij zijn nog in afwachting van een definitief besluit vanuit de verzekeraar rondom de omvang van de verzekeringsgelden. Mocht in de uitkering ook een vergoeding voor de tijdelijke huisvesting zitten, dan zal dat deel als (gedeeltelijke) dekking voor de huur van de tijdelijke huisvesting in de exploitatie opgevoerd worden.

Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)

Het totaal van de overschrijdingen van investeringsbudgetten is lager dan de verantwoordingsgrens van € 100.000.

Ongeautoriseerde reservemutaties

Er zijn geen ongeautoriseerde reservemutaties.

Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten

Er is sprake van een begrotingsonrechtmatigheid omdat formeel overschrijdingen van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld onrechtmatig zijn. De bestendige gedragslijn van onze gemeente is dat deze verschillen die ontstaan zijn in de periode tussen de 2^e halfjaarrapportage en de jaarrekening gemeld worden in de jaarrekening en daar ook worden toegelicht. Omdat deze bestendige gedragslijn niet is vastgelegd in de Financiële verordening, is hier toch sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid.

Dit sluit aan bij de uitleg van de commissie BBV, alhoewel de commissie ook heeft aangegeven dat deze afspraak met de raad op een andere minder formele manier kan worden gemaakt.

Omdat de raad de het Grondexploitatie Sion - ’t Haantje 13^e herziening heeft vastgesteld en ook heeft een besluit heeft genomen over de budgetoverheveling 2024 naar 2025 zijn deze bedragen gecorrigeerd.

Per saldo resteert er een onrechtmatigheid op de onderschrijding van de lasten van € 17,4 miljoen (over- en onderschrijding van baten, en onderschrijdingen van lasten worden bij elkaar opgeteld). De grootste afwijkingen zijn er op de programma’s Verkeer en Vervoer, Wonen en Leven, Sociaal domein en Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien.

De hogere baten binnen het programma Verkeer en Vervoer staan tegenover de hogere lasten binnen dit programma. De lastenoverschrijding is daarmee formeel onrechtmatig, maar wordt als acceptabel aangemerkt. De batenoverschrijding wordt ook als onrechtmatig gekenmerkt, omdat de raad hier niet over is geïnformeerd.

Een groot deel van de afwijkingen binnen het programma Wonen Leven heeft betrekking op de bouwontwikkelingen

• Lagere legesopbrengsten omdat een aantal grote ontwikkelingen vertraging hebben, waardoor deze doorschuiven naar 2025 of zelfs naar 2026

• Uitstel van subsidiebetaling door vertraging in de start bouw

• Het laten vrijvallen van een voorziening ter dekking van mogelijke toekomstige verplichtingen

De verschillen binnen het sociaal domein zijn voor een deel het gevolg van een hogere vergoeding voor de uitgaven voor Oekraïners (i.v.m. hogere uitgaven) en een specifieke uitkering voor jeugdhulpkosten in 2022 en 2023.

De afwijkingen bij de Algemene dekkingsmiddelen zijn voor het grootste deel veroorzaakt door de bijstelling van de algemene uitkering en dan met name de decembercirculaire.

Onderaan elk programma is een toelichting opgenomen van alle verschillen > € 100.000 per beleidsproduct.

Bovenstaande leidt tot onderstaande opstelling voor wat betreft het begrotingscriterium:

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving. Onderdelen die vallen onder het getrouwe beeld vallen per definitie onder de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Aanbestedingsrechtmatigheid

Bij het inkopen van diensten, leveringen of werken met een waarde boven het wettelijk bepaalde drempelbedrag zijn gemeenten volgens het Europees aanbestedingsrecht verplicht om deze opdrachten Europees aan te besteden.

Vanuit de Spendanalyse die door de team inkoop is opgesteld en door de VIC is gecontroleerd worden de volgende uitgaven als onrechtmatig aangemerkt.

Met name op het gebied van onderhoud groen is er een fors aantal afwijkingen geconstateerd.

Met het vaststellen van het Groenbeheerplan 2024-2028 en de Kadernota 2025 heeft de raad ingestemd met de benodigde budgetten. Per saldo is er ruim € 600.000 extra beheerbudget per jaar beschikbaar. Daarnaast € 421.000 extra per jaar voor de vervanging van hagen en sierplantsoen en € 565.000 extra per jaar voor de vervanging van bomen.

Om de beheerbudgetten en investeringen rechtmatig te kunnen uitgeven, is het nodig om raamovereenkomsten aan te besteden. Daarbij is inzicht in het te beheren areaal heel belangrijk. Dit om de juiste opdrachtwaarde, en dus het type aanbesteding, te kunnen inschatten. Hier ontbraken tot voor kort alle data voor. Voorafgaand aan een aanbesteding (vanaf 2021) hebben we daarom het specifieke areaal geïnventariseerd, geïnspecteerd en in beeld gebracht door middel van een GIS-systeem.

Daarnaast is het cruciaal om een aanbesteding op het juiste moment in het seizoen te doen. Halverwege een groeiseizoen een maaibestek aanbesteden voor datzelfde jaar heeft geen zin, dan zitten de mogelijk geïnteresseerde aannemers al vol met werk.

Afgelopen jaren zijn meerdere werken en diensten in het groen Europees aanbesteed. Een enkele aanbesteding is mislukt of de aannemer heeft de opdracht teruggegeven. In dat geval moet dit opnieuw op de markt gezet worden. Dit kan niet exact dezelfde raamovereenkomst zijn, er moet sprake zijn van een wezenlijke wijziging. Dit zorgt voor extra werk en vraagt afstemming qua seizoen van aanbesteding. Gevolg is dat we in 2023 en 2024 zonder contract hebben moeten laten maaien en snoeien. Deze werkzaamheden moesten we wel uit laten voeren om zo te zorgen voor een veilige openbare ruimte en te voldoen aan de wettelijke zorgplicht voor bomen.

In 2025 en 2026 worden er nog enkele aanbestedingen voorbereid. Na 2026 lijkt alles aanbesteed wat conform ons Inkoopbeleid aanbesteed moet worden.

Daarnaast is er nog een aantal aanbestedingsonrechtmatigheden geconstateerd:

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Alleen bij misbruik is sprake van een onrechtmatigheid en worden eventuele gevallen van misbruik opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Binnen diverse processen zijn er beheersingsmaatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Er is echter geen overkoepelend M&O beleid vastgesteld. In de doorontwikkeling van de interne beheersing zal ook dit onderwerp worden uitgewerkt.