In 2021 hebben we in samenwerking met uw raad de quick scan lokale democratie gehouden. Inwoners, ambtenaren, gemeenteraad en college van burgemeester en wethouders konden vragen beantwoorden over lokale democratie in Rijswijk en samenwerking tussen stad (inwoners, ondernemers en organisaties) en gemeente. De vragenlijst is door 637 inwoners, ambtenaren, raadsleden en collegeleden ingevuld. Het onderzoek levert geen feiten en eindoordelen op. Het geeft wel een indruk van hoe inwoners denken over de gemeente en de samenwerking en óf en in welke mate inwoners betrokken willen worden bij het maken van plannen of het nemen van besluiten. Op basis van de uitkomsten is een verbeterplan opgesteld met 5 punten waarmee alle betrokkenen (raad, college en gemeentelijke organisatie) aan de slag gaan.

In 2021 is zoals door uw raad besloten bij de vaststelling in oktober 2020 van het participatiebeleid 2020-2022, genoemd beleid en de uitvoering ervan geëvalueerd. Hiervoor zijn de resultaten van de Quick Scan Lokale Democratie geanalyseerd. Daarnaast hebben er dertig interviews plaatsgevonden met bewoners(organisaties), ambtenaren, ondernemers en externe partners zoals ontwikkelaars en welzijnsorganisaties. Deze deelnemers hebben ook mee kunnen lezen met het evaluatierapport. De feedback die dit opleverde, is verwerkt in de rapportage. Deze rapportage met onze daaruit voortvloeiende aanbevelingen, hebben we met uw raad gedeeld. Een aantal van de genoemde aanbevelingen is al in gang gezet. De overige aanbevelingen worden dit jaar opgepakt, vóór de herziening van het participatiebeleid eind 2022.

Om de participatie van inwoners, ondernemers en eventuele andere belanghebbenden toegankelijker en eenduidiger hebben we een online, interactief platform gelanceerd. Hierop staan (in eerste instantie) gemeentelijke plannen en projecten met een participatietraject. Via het platform kunnen geregistreerde gebruikers op verschillende manieren en niveaus participeren. Het platform biedt hiervoor verschillende mogelijkheden zoals enquêtes, interactieve kaarten, budgetspellen, peilingen etc. Uiteindelijke doel is dat inwoners en ondernemers op het platform naast kunnen participeren in gemeentelijke plannen en projecten, via doorverwijzingen toegang krijgen tot projecten van derden zoals vastgoedbeleggers en -eigenaren, ontwikkelaars (het platform fungeert dan als portal) en in een later stadium ook zelf initiatieven kunnen indienen.

In 2021 hebben we het communicatiebeleid 2022-2026 voorbereid. Kernpunten van dit nieuwe beleid zijn onder andere begrijpelijke taal en inclusieve communicatie (hoe bereiken we alle verschillende groepen in Rijswijk). Het beleid laten we vaststellen door het nieuwe college van burgemeester en wethouders omdat de uitrol ervan in die periode plaatsvindt.

Ons streven was om in 2021 als bestuur weer volop zichtbaar en benaderbaar te zijn in de stad, onder andere door werkbezoeken. Op de momenten dat de coronamaatregelen dit toelieten, hebben we hier ook gebruik van gemaakt. Helaas waren deze periodes beperkt en waren we het grootste deel van het jaar wederom genoodzaakt om op alternatieve (digitale) wijze in contact te treden met de samenleving.

In 2021 konden persgesprekken bij onderwerpen die om een nadere toelichting van B&W vragen, net als het jaar ervoor door alle beperkende maatregelen niet fysiek in het stadhuis gehouden worden. Persgesprekken in digitale vorm zijn een goed alternatief. Zodra de coronasituatie het mogelijk maakt zullen we echter weer overgaan tot fysieke persbijeenkomsten wanneer hier aanleiding voor is.

Aankomende jaren ligt de focus op het afronden van projecten die voortkomen uit de nota Excellente Dienstverlening. Er wordt koers gezet op inclusie en het toegankelijker maken van onze digitale dienstverlening. Deze twee aspecten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en dragen bij aan het voor elke burger zowel fysiek als digitaal laagdrempelig zaken kunnen doen met de gemeente. Omdat maatwerk een essentieel onderdeel vormt van deze visie, wordt ook de kwetsbare burger niet uit het oog verloren. De visie is: Digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet.

Deze visie wordt onder andere uitgedragen door de volgende activiteiten;

• We verbeteren de (telefonische) bereikbaarheid van de gemeente;

• We zorgen ervoor dat we als gemeente werken conform het Kwaliteitshandvest en de (nieuwe) servicenormen;

• We meten de klanttevredenheid en verbeteren onze dienstverlening continu

• Het Klant Contact Center beantwoordt eenvoudige vragen die binnenkomen via e-mail, post en social media zelf om de reactiesnelheid naar inwoners, bedrijven en instellingen te verhogen;

• Voor de meeste producten en diensten wordt het mogelijk om ze via de gemeentelijke website digitaal aan te vragen (daar waar het wettelijk, beleidsmatig en/of technisch kan);

• We voeren zaakgericht werken gemeente breed in zodat inwoners, bedrijven en instellingen de voortgang van hun ‘zaak’ op een transparante wijze kunnen volgen;

• We vergroten de toegankelijkheid van de gemeente voor de burger zowel fysiek als digitaal. Het leveren van inclusieve dienstverlening, vormt daarbij een belangrijk uitgangspunt. Wij willen voldoen aan de normen van de web richtlijnen zoals genoemd in het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’.

We blijven inzetten op verbetering van de klantgerichtheid en verhoging van de efficiëntie. Belangrijke efficiencywinst is te voorzien rondom de invoering van de verplichtingen administratie. Hierin worden september/oktober volgende stappen gezet. Efficiencyopbrengst bestaat uit het vroegtijdig signaleren van afwijkingen, verbeterde kwaliteit van financiële prognoses en verlichting van werkzaamheden voor de spendanalyse. En snellere afhandeling van facturen. Met de oplevering van het portal MijnRijswijk.nl is een belangrijke stap gezet om meer diensten digitaal aan te gaan bieden aan onze inwoners en bedrijven, 24/7.

Ander voorbeeld is het proces Meldingen openbare ruimte. Dit is al deels geïnnoveerd. De voordelen van de geautomatiseerde verwerking van meldingen worden dit jaar te verbreed naar het terrein van het openbare verlichtingssysteem en afvalinzameling. Dit levert meer gemak op voor onze inwoners, partners en medewerkers. Ook zijn voorbereidingen voor de vernieuwing van de gemeentelijke website gestart. Teams kunnen zich bij verbetertrajecten van hun in- en extern gerichte processen laten ondersteunen door collega procesinnovatoren.

In het hoofdlijnenakkoord van onze gemeente staat dat de gemeente wil toewerken naar een ‘circulaire economie in 2050’. Bij een circulaire economie is het doel om niet alleen duurzaam en toekomstbestendig in te kopen maar uiteindelijk ook geen afval meer te produceren.

Hierbij werken we voor onze eigen organisatie aan een aantal sporen:

• Circulair ontwerpen van de openbare ruimte en gebouwen. (zie Programma Wonen en Leven);

• levensfase van producten verlengen;

• inkopen van producten van hergebruikte en duurzame materialen;

• scheiden en hergebruiken van materialen;

• zorgen voor een efficiënte en toekomstbestendige organisatie.

Dat leidt tot de volgende acties voor onze eigen organisatie:

Zorgdragen voor een energie-efficiënte ICT omgeving:

In het afwegingskader ten aanzien van de inrichting van de ICT omgeving en bij inkoop duurzaamheidscriteria meenemen en afwegen.

• Maximaal bijdragen aan een papierarme organisatie door:

  • Uitbreiden van het digitale productaanbod door middel van het inzetten van digitale webformulieren;

  • digitaal kunnen aanvragen van belastingproducten inclusief het digitaal bezwaar kunnen maken;

  • digitaal kunnen indienen van een aanvraag omgevingsvergunning (via het Digitaal Stelsel Omgevingswet) en het digitaal advies kunnen vragen aan ketenpartners (bijv. de Veiligheidsregio (VRH) en Omgevingsdienst (ODH));

  • stimuleren papierloos werken onder andere door inzet van mobiele devices;

  • inzet op doelmatigheid van kopiëren en printen, onder meer door rationalisatie van het printerbestand.

Zorgdragen voor een toekomstbestendige organisatie in de brede zin:

• Door middel van het beschikbaar stellen van faciliteiten (o.a. om ATAP te werken) bijdragen aan efficiënte werkwijzen (profit), verminderen van verplaatsingen (planet) en inzet van medewerkers (generatiepact) (people);

• we zorgen voor verbindingen met onze omgeving (transparantie, participatie, communicatie) en de toekomstbestendigheid van de organisatie (innovatief, efficiënt, doelgericht, enzovoort);

• door middel van het beschikbaar stellen van faciliteiten streven naar een veilige werkomgeving voor onze werknemers op kantoor en in de thuissituatie.

Zorgdragen voor een efficiënte en toekomstbestendige inkoop van producten en diensten:

• Na afloop van de aanbestedings- of vervangingstermijn kijken we of er een nieuw product moet worden aangeschaft of dat verlenging van de levensduur mogelijk is. Voordat we een nieuw product gaan aanschaffen, kijken we of het oude nog langer mee kan of elders een functie kan krijgen.

• het inkopen van producten die gemaakt zijn van hergebruikte en duurzame grondstoffen en materialen. Als we dan tot de aanschaf van een nieuw product over gaan, kiezen we bij voorkeur producten die gemaakt zijn van zo min mogelijk grondstoffen en vervolgens ook goed demonteerbaar en herbruikbaar zijn.

• we zorgen voor een goed rest- en grondstoffensysteem. Huishoudelijke en gemeentelijke reststromen moeten goed worden gescheiden en deze grondstofstromen moeten vervolgens verder in de keten worden bewerkt tot nuttige grondstoffen.