Met ingang van boekjaar 2023 legt het college via de jaarrekening verantwoording af over de rechtmatigheid. Voorheen werd hierover gerapporteerd door de accountant. De accountant beoordeelt tegenwoordig de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording.

Rechtmatigheid is een juridische term die aangeeft dat een (voorgenomen) handeling in overeenstemming is met geldende wet- en regelgeving en genomen besluiten. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het begrip rechtmatigheid specifiek betrekking op het financiële beheer van de gemeente. Daarbij moet worden verantwoord dat de baten, lasten en balansmutaties die in de jaarrekening zijn opgenomen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat hierbij om financiële beheershandelingen.

De rechtmatigheidsverantwoording is conform de geldende wet- en regelgeving uit het BBV opgenomen in de jaarrekening. Daarnaast moet in de paragraaf Bedrijfsvoering, op basis van de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV en de afspraken met de raad, aanvullende informatie worden verstrekt over de financiële rechtmatigheid.

De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria:

• Begrotingscriterium

• Voorwaardencriterium

• Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

De begrotingsonrechtmatigheden worden onderverdeeld in verschillende categorieën.

• Overschrijdingen lasten programma’s

• Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)

• Ongeautoriseerde reservemutaties

• Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten

Overschrijding lasten programma’s

Uitgangspunt voor begrotingsoverschrijdingen van de lasten is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Door de raad is in de financiële verordening artikel 11 lid 3 bepaald welke begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel geduid worden. Hiervan is sprake in de volgende situaties:

1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren, mits voorzien van een toelichting.

2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

3. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

4. Begrotingsoverschrijdingen, op programmaniveau, die kleiner zijn dan 10% van het programmatotaal en € 250.000.

5. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van onvoorzienbare verplichte uitgaven, waarbij de informatie zo laat bekend was dat een raadsbesluit of begrotingswijziging niet meer mogelijk was.

6. Begrotingsoverschrijdingen die passen binnen de vastgestelde kaderstelling van de grondexploitaties.

In de financiële verordening is in artikel 11 lid 4 aangegeven dat begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Bij de lastenoverschrijdingen op programmaniveau betekent dat alleen op het programma Sport, Cultuur en Recreatie een overschrijding is die in de paragraaf bedrijfsvoering wordt toegelicht.

Sport, Cultuur en Recreatie

Binnen het programma zijn er meerdere afwijkingen. Zowel positief als negatief. Per saldo is er een nadeel van € 301.000. De grootste afwijkingen zijn er binnen het product 5.7 Openbaar groen en (openlucht) recreatie, waar er uitgaven in 2025 zijn verantwoord die betrekking hebben op 2024.

Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)

In totaal is er € 790.000 aan ongeautoriseerde investeringsuitgaven in de jaarrekening verantwoord. Het betreft de volgende kredieten:

Voor elk van bovenstaande kredieten geldt dat dit jaarlijks terugkomende kredieten zijn. De overschrijdingen van de kredieten worden in mindering gebracht op de vervangingskredieten 2026.

Ongeautoriseerde reservemutaties

De in de rechtmatigheidsverantwoording vermelde ongeautoriseerde reservemutatie past binnen het bestaande beleid van de raad en is als acceptabel opgenomen. Deze afwijking wordt niet verder toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten

Bij deze categorie begrotingsonrechtmatigheden is het van belang om vast te stellen of de raad tijdig is geïnformeerd over deze afwijkingen. Formeel zijn de overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten die niet tijdig aan de raad gemeld onrechtmatig. Het betreft de verschillen die zijn ontstaan in de periode tussen de 2^e halfjaarrapportage en de jaarrekening.

Over een aantal zaken is de raad wel expliciet geïnformeerd:

• Op 24 februari 2026 heeft de raad een besluit genomen over de budgetoverheveling 2025 naar 2026 voor een bedrag van € 1.395.000. Omdat de raad over deze onderuitputting is geïnformeerd, wordt dit bedrag gecorrigeerd (diverse programma’s). 

• Op 21 april heeft de raad het raadsvoorstel herziening Grondexploitaties Sion - ’t Haantje vastgesteld. Daarnaast is de raad geïnformeerd over de meerjarenprognose gebiedsontwikkelingen 2026. (RIB 26 041). De afwijkingen op het programma Wonen en Leven zijn daarmee voor een aanzienlijk deel al aan de raad gemeld (programma Wonen en Leven).

Per saldo resteert er een onrechtmatigheid op dit onderdeel van € 12.4 mln. (over- en onderschrijding van baten, en onderschrijdingen van lasten worden bij elkaar opgeteld). Onderaan elk programma is een toelichting opgenomen van alle verschillen > € 100.000 per beleidsproduct.

Bovenstaande leidt tot onderstaande opstelling voor wat betreft het begrotingscriterium:

Verbetermaatregelen begrotingscriterium De laatste bijstelling van de exploitatiebegroting vindt plaats bij de tweede halfjaarrapportage. In de slotwijziging worden uitsluitend reservemutaties, wijzigingen in investeringskredieten en neutrale wijzigingen zoals SISA-regelingen en urentoerekeningen opgenomen. Deze wijzigingen hebben geen effect op de exploitatie. Omdat de tweede halfjaarrapportage wordt opgesteld op basis van de stand per medio augustus, ontstaan in de jaarrekening relatief grote afwijkingen ten opzichte van de actuele realisatie.

De gemeenteraad stelt de begroting vast. Begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen, zowel beleidsmatig als financieel, behoeven autorisatie door de raad. Begrotingswijzigingen worden daarom in beginsel voorafgaand aan de uitvoering door het college aan de raad voorgelegd ter vaststelling. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor zowel het uit te voeren beleid als de daarmee samenhangende besteding van middelen. Op grond van de Gemeentewet dienen begrotingswijzigingen binnen het lopende begrotingsjaar door de raad te worden vastgesteld.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om de raad na afloop van het boekjaar te informeren over afwijkingen op programmaniveau, bijvoorbeeld bij het aanbieden van de conceptjaarrekening aan de accountant. Hierdoor hoeft het onderdeel “overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig aan de raad zijn gemeld” niet automatisch als onrechtmatig te worden aangemerkt.

Tegelijkertijd blijkt, met de kennis van nu, dat een deel van de begrotingsonrechtmatigheden waarover momenteel verantwoording wordt afgelegd, voorkomen had kunnen worden. Dit inzicht biedt aanknopingspunten voor gerichte verbetermaatregelen. De ervaringen uit de rechtmatigheidsverantwoording worden daarom benut om de financiële beheersing verder te versterken en toekomstige onrechtmatigheden zoveel mogelijk te voorkomen.

De verwachting is dat de reeds ingezette verbetermaatregelen, in combinatie met de opgedane ervaringen uit deze verantwoording, in 2026 zullen leiden tot een zichtbare verbetering. Daarbij blijft sprake van een zekere mate van onvoorspelbaarheid binnen de gemeentelijke uitvoering, waardoor het niet realistisch is te veronderstellen dat begrotingsonrechtmatigheden onder alle omstandigheden volledig kunnen worden voorkomen. Het uitgangspunt is daarom om deze zoveel mogelijk te beperken en tijdig te signaleren.

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving. Onderdelen die vallen onder het getrouwe beeld vallen per definitie onder de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Aanbestedingsrechtmatigheid

Bij het inkopen van diensten, leveringen of werken met een waarde boven het wettelijk bepaalde drempelbedrag zijn gemeenten volgens het Europees aanbestedingsrecht verplicht om deze opdrachten Europees aan te besteden.

Vanuit de spendanalyse die door de team inkoop is opgesteld en door de VIC is gecontroleerd, worden de volgende uitgaven als onrechtmatig aangemerkt.

In de jaarstukken 2024 is gerapporteerd dat sprake was van een fors aantal aanbestedingsonrechtmatigheden binnen het onderhoud van groenvoorzieningen. De belangrijkste oorzaak hiervan was dat er tot enkele jaren geleden onvoldoende inzicht bestond in het te beheren areaal.

Om beheerbudgetten en investeringen rechtmatig te kunnen besteden, is het noodzakelijk raamovereenkomsten aan te besteden. Voor het bepalen van de juiste opdrachtwaarde, en daarmee de passende aanbestedingsprocedure, is een volledig en actueel inzicht in het areaal essentieel. Daarom is ingezet op het verkrijgen van dit inzicht. Het volledige areaal is inmiddels geïnventariseerd, geïnspecteerd en vastgelegd in een GIS-systeem.

In 2024 werd binnen de groenwerkzaamheden nog een bedrag van € 2,3 mln. aan onrechtmatigheden geconstateerd. Daarbij is aangegeven dat onderdelen in 2025 en voor in deel in 2026 opnieuw worden aanbesteed, waardoor deze fout zich ook in 2025 nog gedeeltelijk zal voordoen. Inmiddels is het bedrag aan onrechtmatigheden teruggebracht naar € 0,9 mln.

Daarnaast is er nog een aantal aanbestedingsonrechtmatigheden geconstateerd:

• Daan B.V. - De gemeente is een samenwerkingsovereenkomst met Daan aangegaan voor een traineeship WMO-consulenten. Een aantal personen is daarna op basis van inhuur werkzaam geweest bij de gemeente of in dienst gekomen. De insteek is om personeel in dienst te nemen, maar om de wachtlijsten niet te ver te laten oplopen, is inhuur onvermijdelijk.

• Hevo B.V. - De uitgaven voor het projectmanagement van de vervangende nieuwbouw Steenvoorde-school komt door meerwerk en extra opdrachten (wijziging van gymzaal naar een sportzaal, heraanbesteding, meerwerk bodemsanering en verlengde bouwtijd) boven de Europese aanbestedingsgrens.

• Kuiper Compagnons B.V. - Het betreft hier verschillende opdrachten voor verschillende deelgebieden binnen RijswijkBuiten. Gelet op de werkzaamheden moeten deze opdrachten in samenhang worden beoordeeld.

• Publiekracht B.V. - Het gecontracteerde uitzendbureau kon niet leveren, waardoor is uitgeweken naar Publiekracht.

• Algeco - Het betreft huur voor tijdelijke huisvesting Steenvoordeschool. Deze opdracht is Europees aanbesteed. De overeenkomst had een maximale looptijd van 22 maanden. De tijdelijke huisvesting bleef ook na deze datum nog noodzakelijk. Deze extra kosten worden als onrechtmatig gezien.

• iBabs B.V. - iBabs valt onder de raamovereenkomst met de softwarebroker, maar is daar nooit afgenomen. Deze overeenkomst liep 31 december 2024 af, waarna de broker opnieuw is aanbesteed. De Europese aanbesteding is echter ingetrokken vanwege een klacht en de opdracht is in 2025 opnieuw in de markt gezet.

Verbetermaatregelen Voorwaardencriterium

Momenteel wordt de aanbestedingsrechtmatigheid nog getoetst met behulp van een externe applicatie. Tegelijkertijd worden de mogelijkheden verkend om met inzet van ERPx de aanbestedingsrechtmatigheid beter te beheersen, monitoren en aantoonbaar te maken.

Door verplichtingen, contracten en financiële gegevens centraal vast te leggen in ERPx ontstaat meer inzicht in inkoopstromen en de naleving van aanbestedingsregels. Daarnaast biedt het systeem mogelijkheden voor verbeterde spendanalyses, workflowcontroles en dossiervorming, waardoor risico’s op aanbestedingsonrechtmatigheden verder kunnen worden beperkt.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Alleen bij misbruik is sprake van een onrechtmatigheid en worden eventuele gevallen van misbruik opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. In de bedrijfsprocessen hebben we beheersingsmaatregelen getroffen om de kans op misbruik en oneigenlijk te verkleinen. Inmiddels is ook de kadernota fraude en misbruik & oneigenlijk gebruik opgesteld. De vaststelling hiervan vindt in 2026 plaats.